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Curso de Microsoft Access 2003

Propiedades de los campos, tamaño y formato de campo...


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Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades pueden cambiar para un tipo de dato u otro.

Si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos o información se pueden perder los datos introducidos.

En los siguientes apartados mostraremos cuáles son las propiedades de los diferentes tipos de datos de Access.

Tamaño de los campos

Estos son los tipos de campos en Access y sus respectivos tamaños:

  • Texto: esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres con un máximo de 255 caracteres.
  • Numérico:

    • Byte: almacena un número entero entre 0 y 255.
    • Decimal: guarda números con decimales.
    • Entero: almacena valores enteros entre -37.768 y 32.767.
    • Entero largo: para valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.64.
    • Simple: para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
    • Doble: para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
  • Autonumérico: son de tipo Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Formatos de campos

A continuación se muestran los formatos disponibles en cada tipo de campo:

  • Numérico y Moneda:

    Número general Muestra el número tal como se introduce.
    Moneda Muestra el número introducido con el símbolo de la moneda con que esté configurado en Windows.
    Euro utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
    Fijo Muestra los números sin el separador de miles.
    Estándar Muestra los números con el separador de miles.
    Porcentaje Muestra el valor por 100 y agrega el signo de tanto por ciento.
    Científico Muestra el número usando la notación científica.
    Punto (.) Separador de miles
    Coma (,) Separador decimal
    0 (cero) Muestra un dígito si se introduce uno o cero si no se introduce ninguno.
    Almohadilla (#) Muestra un dígito si se introduce uno o deja en blanco si no se introduce ninguno.
    Espacio Muestra los espacios como caracteres literales.
    "TEXTO" Muestra lo que esté entre comillas como caracteres literales.
    Barra inversa (\) Muestra el carácter siguiente a la barra inversa.
    Asterisco (*) Llena el espacio disponible con el carácter siguiente.
    % Multiplica el dato de entrada por 100 y le añade el signo de porcentaje.
    () Los paréntesis se muestran como tales.
    [color] Muestra la sección en el color seleccionado los corchetes: [Amarillo], [Azul], [Blanco], [Celeste], [Fucsia], [Negro], [Rojo], [Verde].

    Los formatos numéricos personalizados pueden tener desde una hasta cuatro secciones que se escriben separadas por punto y coma.

    Sección 1 Formato para números positivos.
    Sección 2 Formato para números negativos.
    Sección 3 Formato para los valores cero.
    Sección 4 Formato para valores desconocidos (nulos).

    En el siguiente ejemplo se han especificado dos secciones: la primera para números positivos y la segunda para negativos:

    #.###,000”Pta.” ; (#.###,000)[Rojo]”Pta.”

  • Fecha/Hora:

    Fecha general

    Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.

    Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM

    Fecha larga Muestra la fecha del modo en que esté configurada la fecha larga en Windows.
    Fecha mediana

    presenta el mes con los tres primeros caracteres.

    Ejemplo: 21-Ago-2010.

    Fecha corta

    Muestra la fecha del modo en que esté configurada la fecha corta en Windows.

    El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029.

    Por otro lado, las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

    Hora larga Muestra la fecha del modo en que esté configurada la hora larga en Windows.
    Hora mediana Muestra la hora con formato Pm o Am.
    Hora corta Muestra la hora sin los segundos.

    Es posible establecer unos formatos personalizados:

    espacio Muestra los espacios como caracteres literales.
    "TEXTO" Muestra lo que esté ente comillas como caracteres literales.
    () Muestra los paréntesis como tales.
    [color] Muestra la sección en el color seleccionado los corchetes: [Amarillo], [Azul], [Blanco], [Celeste], [Fucsia], [Negro], [Rojo], [Verde].
    : Separador de horas.
    / Separador de fecha.
    c Si el valor es sólo fecha no se presenta la hora. Si el valor es sólo hora no se presenta la fecha. Si el valor es fecha y hora se presentan ambas.
    D Día del mes en uno o dos dígitos, según sea necesario (1 a 31) o dd en dos dígitos. O bien dddd que muestra el nombre del día de la semana (Lunes a Domingo).
    s Día de la semana (1 a 7).
    ss Semana del año (1 a 52).
    m Mes del año en uno o dos dígitos, según sea necesario (1 a 12), o en dos dígitos con mm. O bien mmmm que muestra el nombre completo del mes.
    q Fecha mostrada como el trimestre del año (1 a 4).
    a Número de día en el año (1 a 366), o con aa para dos dígitos. O bien aaaa que muestra el año completo.
    h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23), o con hh para dos dígitos.
    n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59), o con nn para dos dígitos.
    s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
    am/pm o a/p Reloj de 12 o 24 horas con formato am/pm o a/p

    Para ver más formatos consultar la ayuda de Access 2010.

  • Sí/No:

    Los campos disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

    Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

    Para elegir que se muestren como casilla de verificación o como cuadro de texto haremos clic en la pestaña Búsqueda y lo elegimos en Mostrar control.

    Los formatos personalizados han de incluir tres separaciones con punto y coma: la primera no tiene significado y hay que incluirla para mantener el orden relativo a las demás, la segunda se refiere al valor afirmativo y la tercera al valor negativo.

    Ejemplo: ;"Contado";"Aplazado"[rojo]

  • OLE:

    En este tipo de campo podremos insertar otros ficheros, tales como imágenes, documentos de texto, etc.

    Para insertar un objeto OLE (por ejemplo una imagen) haremos clic con el botón derecho en el campo del registro y seleccionaremos Insertar objeto: se nos mostrará una ventana en la que seleccionaremos la opción Crear desde archivo, navegaremos hasta la imagen.

    En la vista Hoja de Datos se nos mostrará un texto en cada registro del campo informándonos del tipo de objeto OLE que contiene.

    Podremos ver y modificar una imagen insertada como objeto OLE haciendo clic con el botón derecho y seleccionando en el menú la opción deseada.

    Para eliminarla seleccionaremos el campo y pulsaremos la tecla Supr.

    Explicaremos más detenidamente cómo insertar imágenes con este tipo de campo en el apartado dedicado a los formularios.

  • Texto y Memo:

    Estos campos no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear formatos personalizados:

    < Mostrar todos los caracteres en minúscula.
    > Mostrar todos los caracteres en mayúscula.
    ¡ Alineación a la izquierda.
    @ Muestra un carácter introducido o un espacio.
    & Muestra un carácter introducido o deja la posición vacía.
    () Muestra los paréntesis como tales.
    \ Muestra el carácter siguiente a la barra inversa como un carácter literal.
    * Llena el espacio disponible con el carácter siguiente.
    [color] Muestra la sección en el color seleccionado los corchetes: [Amarillo], [Azul], [Blanco], [Celeste], [Fucsia], [Negro], [Rojo], [Verde].
    "TEXTO" Muestra lo que esté entre comillas como caracteres literales.
    espacio Inserta un espacio en el campo.

    Por ejemplo, para crear un formato para mostrar un número de teléfono:

    (&&-&)&&.\&&.\&&

    Se aplicaría un formato como:

    (93-3)45.67.89

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