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Curso de Microsoft Access 2003

Definir campo como clave principal, cambiar el modo de vista de una tabla...


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Texto de validación

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Continuando con el ejemplo de la Regla de validación mostrado anteriormente, podemos definir el siguiente texto de validación:

"ERROR: La fecha de baja es anterior a la de alta"

Campo requerido

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor , en caso contrario el valor será el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Permitir campos de longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

Campos indexados

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres posibles valores:

VALOR DESCRIPCIÓN
No Sin índice.
Sí (con duplicados) Cuando de asigna un índice a ese campo y además admite valores duplicados.
Sí (sin duplicados) Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicado.

En ocasiones nos puede interesar también indexar más de un campo a la vez.

Para ello desde la Vista Diseño haremos clic en el icono Índices Índices.

Se nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo en el que podremos seleccionar cada campo que deseemos indexar, poniendo el nombre del índice sólo en el primero de ellos.

Diseño de tabla

Dentro de Orden podemos ordenarlos en orden ascendente o descendente.

Al ordenar por varios campos hay que tener en cuenta que el orden en que se establecen los campos marca el modo en que se ordenará la información: en el ejemplo anterior primero se ordena por nombre y en caso de que coincida, por población:

Ordenar tabla

En la parte inferior de la ventana podemos especificar las propiedades de cada uno de los índices definidos: si el índice será la clave principal de la tabla, si el valor de cada índice ha de ser Único (sin valores repetidos) o si se van a excluir del índice los valores nulos.

Para eliminar un índice de una tabla de Access 2003, tan sólo hemos de seleccionarlo en la ventana pinchando en el símbolo Eliminar índice a su izquierda (para eliminar un índice múltiple arrastramos hasta los siguientes) y pulsar la tecla Suprimir.

Cambiar entre las vistas de la tabla

Una vez creada la tabla, desde el icono de la barra de herramientas que se encuentra más a la izquierda, podemos cambiar entre las diferentes vistas de la misma (su apariencia cambiará a la vista que tengamos seleccionada en cada momento).

Vista de tabla

Crear más tablas

Podemos crear nuevas tablas y otros objetos mediante el icono Nuevo objeto .

También podemos crearlas desde el menú Insertar.

Clave principal o primaria

Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma inequívoca cada registro de una tabla.

Así, si por ejemplo hay un cliente con el código 10, no podrá haber otro con el mismo código.

En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre sí, deberemos definir una clave principal en cada una ellas, que será del mismo tipo de campo. Así podemos tener dos tablas relacionadas: una con los datos de los clientes y un campo código como clave principal, y otra con los pedidos efectuados por los mismos con otro campo código también clave principal.

Para crear una clave principal, elegiremos uno o varios campos cuyo valor sea único para cada registro (sin campos que contengan valores repetidos o nulos) y haremos clic en el icono clave principal Clave principal.

Para definir varios campos como clave principal, hemos de mantener pulsada la tecla Ctrl y pinchar en el cuadradillo a la izquierda del nombre del campo. Podremos ver en la vista diseño el/los campo definido(s) como clave principal junto con el correspondiente icono a su izquierda.

Clave principal

Eliminar una clave principal es tan sencillo como seleccionar el campo haciendo clic sobre el icono Eliminar clave principal a la izquierda del nombre del campo y luego en el icono de la barra de herramientas también con forma de llave.

Guardar una tabla

Iremos al menú Archivo, Guardar introduciremos un nombre para la tabla y haremos clic en Aceptar.

Si al crear una tabla no hemos definido una clave principal, a la hora de guardarla se nos mostrará el siguiente aviso.

Definir una clave principal

En caso de que pulsemos en , se creará automáticamente un campo de tipo Autonumérico llamado Id.

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