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Curso de Microsoft Access 2003

Para qué se utilizan y cómo se crean las consultas


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Consultas

Hay dos tipos de consultas en Access: de selección y de acción.

Las consulta de selección nos permiten seleccionar un conjunto de datos, mientras que con las consultas de acción podemos además operar sobre los datos seleccionados.

A su vez, hay tres tipos de consultas de acción: consultas de actualización, de eliminación y de datos anexados.

Crear consultas de selección

Las consultas de selección permiten ver los datos de una o varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc.

Para crear una consulta de selección, en la ventana principal iremos al menú Insertar, Consulta.

Después tan sólo hemos de seleccionar las tablas sobre las que crear la consulta, de igual modo que en las relaciones.

Posteriormente en la parte inferior de la ventana seleccionaremos los campos que deseamos mostrar. Situándonos en una de las celdas correspondientes a Campo elegiremos un campo de la lista que aparece al pinchar en .

Consulta de selección

Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, así como establecer el Orden en que deseamos que se muestren los datos (se puede definir un máximo de 10 ordenaciones).

En este ejemplo listamos datos de los pedidos realizados por los clientes cuyo código sea mayor de 1 y menor de 4 por orden de menor a mayor y con fecha posterior al '01/01/2002' (se toma toda la fila para establecer la condición), además de los clientes cuyo nombre sea 'Marta' (es indiferente si lo escribimos en mayúsculas o minúsculas).

Establecer condiciones

Como vimos en el punto anterior, podemos establecer una serie de condiciones para filtrar los datos que deseamos que se muestren usando la opción Criterios junto con la opción O, con lo que las condiciones se harán por filas (primero se filtra por la condiciones de la primera y luego por los de la segunda).

Podemos también usar comodines en los criterios, como los símbolos =, > o < y * (indicando que en su lugar pueden ir otros caracteres.

Por ejemplo lo siguiente devolvería palabras como 'Canarias', 'canes', etc.):

can*

Establecer un criterio de modo dinámico

Podemos pedir un dato que sea a través del cual se efectuará la consulta cada vez que esta se ejecute. Por ejemplo, podemos hacer que cada vez que abramos la consulta se nos pregunte qué códigos deseamos listar.

Para pedir un solo dato de entrada primeramente nos situaremos en la columna que queremos usar para filtrar los datos y entre corchetes escribir el texto que queremos que se muestre, como se muestra en la imagen (ojo, porque no podemos poner un nombre igual al del campo).

Posteriormente iremos al menú Consultas, Parámetros. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Parámetros en consultas

En él hemos de introducir el mismo texto que pusimos entre corchetes en Criterios (sin corchetes), y seleccionar el tipo de dato que vamos a pedir (el mismo del que sea el campo).

Finalmente haremos clic en Aceptar.

Cuando ejecutemos la consulta, se mostrará un cuadro de diálogo como el siguiente, en el que deberemos introducir los datos que se nos piden:

Valor del parametro

Para pedir más de un dato de entrada el proceso es similar, con la diferencia de que usaremos los operadores Entre e Y para establecer los límites, tal y como se muestra la imagen de la derecha:

parámetros de entrada

Del mismo modo que antes, posteriormente iremos al menú Consultas, Parámetros.

Parámetros de consultas

Después introduciremos los dos textos usados en Criterios (sin corchetes) y seleccionaremos el tipo de datos adecuado en caso (el mismo de los campos usados).

Cuando ejecutemos la consulta (abriéndola o desde la Vista Diseño hacer clic en el icono Vista Diseño) se nos mostrará una ventana preguntándonos cada parámetro (según el ejemplo, una para Código inicial y otra para Código final) en la deberemos introducir los datos que se nos piden.

Es posible hacer este tipo de consulta pidiendo datos de campos diferentes.

Para guardar la consulta iremos al menú Archivo, Guardar daremos un nombre a la misma y haremos clic en Aceptar.

Crear consultas de actualización

Este tipo de consulta es usado para modificar registros automáticamente.

Para crear una consulta de este tipo, primeramente hemos de crear una consulta de selección, y luego desde la Vista Diseño iremos al menú Consultas, Consulta de actualización.

Veremos cómo desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y en su lugar aparece una nueva fila llamada Actualizar a:

Consulta de actualización

En la nueva fila introduciremos en la columna deseada una expresión correcta.

En el siguiente ejemplo se sumará cien al precio de venta de cada artículo:

[precio venta] + 100

También como vemos, podemos pedir un parámetro al usuario en base al cuál se hará la actualización.

Después de guardarla, luego en el listado de las consultas veremos que ésta se encuentra marcada con el icono . Cada vez que ejecutemos la consulta los datos se actualizarán, y un aviso como el siguiente así nos lo recordará y pedirá confirmación:

Consulta de actualización

Para modificar la consulta primero la seleccionaremos y luego pincharemos el icono Modificar consulta de la barra de herramientas, o bien haciendo clic con el botón derecho sobre el nombre de la consulta.

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