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Curso de Microsoft Access 2003

Registros en una tabla, buscar datos, reemplazar datos...


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Buscar y reemplazar

Podemos buscar de forma sencilla un dato en una tabla. Por ejemplo, podríamos buscar en una tabla de clientes el nombre de uno de ellos. Para ellos iremos al menú Edición, Buscar, o bien pincharemos en el icono de la barra de herramientas.

Buscar datos

Como podemos ver, es posible especificar varias condiciones para la búsqueda.

También podemos reemplazar sencillamente el valor de un dato por otro.

Supongamos que tenemos en una tabla muchos registros con el nombre 'Antón' y queremos sustituirlos por 'Antonio': en Buscar escribiremos 'Antón', en Reemplazar por escribiremos 'Antonio', y a continuación haremos clic en el botón Reemplazar o en Reemplazar todos.

Modificar datos

No es necesario poner la palabra a buscar completa, basta con una parte de ella. Por ejemplo para buscar 'Antonio' podemos poner 'Ant'.

Access nos ofrece la posibilidad de usar comodines en la búsqueda, los principales son:

COMODÍN DESCRIPCIÓN EJEMPLO
* Pueden ir varios caracteres en su lugar Ant* : da como resultado 'Antonio', 'Antón', 'Antonia'...
? En su lugar va un carácter Pe?p: da como resultado 'Pepe', 'Peco'...
# En su lugar va un número. Pe#p: da como resultado 'Pe2p', 'Pe3p'...

Mostrar, ocultar, bloquear y liberar columnas

Podemos hacer que ciertas columnas no sean visibles, seleccionándolas primero y luego acudiendo al menú Formato, Ocultar columnas. Para volver a mostrarlas iremos a Formato, Mostrar columnas.

Podemos hacer que las columnas no se puedan cambiar de posición, seleccionándolas para luego ir al menú Formato, Inmovilizar columnas. Para liberarlas acudiremos al menú Formato, Liberar todas las columnas.

Introducir un registro en una tabla

Estando en la vista Hoja de Datos Hoja de Datos nos situaremos en el último registro, que estará en blanco y lo editaremos.

También podremos introducirlo haciendo clic en el icono insertar registro.

Modificar registros

Para editar un registro existente, estando en la vista Hoja de datos Hoja de datos nos situamos sobre el dato a modificar y lo editamos. Para que se apliquen los cambios es necesario cambiar de registro o hacer clic en modificar registro.

Eliminar registros

Seleccionaremos el registro pinchando sobre el cuadradito a la izquierda del nombre del primer campo y pulsaremos la tecla Supr.

Para eliminar a la vez varios registros consecutivos arrastraremos hasta seleccionarlos todos.

También podremos eliminar un registro situándonos sobre él y haciendo clic en el icono .

Movernos entre los datos de la tabla

Usando los cursores podemos movernos fácilmente por la tabla de datos. Asimismo la tecla Tab nos lleva al siguiente campo y Mayús+Tab al anterior.

También podemos usar los siguientes iconos:

BOTÓN DESCRIPCIÓN
Nos lleva al primer registro de la tabla.
Nos lleva al registro anterior de la tabla.
Nos lleva al registro posterior de la tabla.
Nos lleva al último registro de la tabla.
Crea un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Estos iconos se hallan en la parte inferior izquierda de la ventana, en la que también se nos muestra el registro en el que estamos situados (en este ejemplo el '5') y el total de registros que contiene la tabla ('6', según el ejemplo):

botones de navegación

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