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Curso de Microsoft Access 2003

Campos con valor predeterminado, lugares decimales, validación...


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Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir.

Por ejemplo puedes crear una máscara de entrada para un campo que almacene números de teléfono, en el que se indique que los datos deben introducirse del siguiente modo:

(___) ___-____.

Aunque tanto la máscara de entrada como el formato afectan al modo en que aparecen los datos en la Hoja de Datos de la tabla de Access, hay una clara diferencia entre ellos: el formato afecta sólo a al modo en que se leen los datos en la tabla, pero no a cómo son introducidos.

Access 2003 dispone de un asistente para máscaras de entrada que facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón Máscara de entrada que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

máscara de entrada

Tan sólo hemos de elegir una máscara. Podemos ver el aspecto de la misma haciendo clic en la entrada Probar.

Para seleccionar la máscara haremos clic en Finalizar.

En caso de que pulsemos en Siguiente podemos definir otros aspectos de su apariencia, como el carácter que se va a ir reemplazando durante la entrada de datos. En este caso también podemos Finalizar o pinchar en Siguiente, en cuyo caso otra ventana nos preguntará si queremos que se muestren durante la edición de los datos el símbolo elegido o no.

En la siguiente tabla se muestran los símbolos usados para crear máscaras de entrada.

CARÁCTER SIGNIFICADO
# Dígito o espacio para una entrada no requerida. Permite signos más o menos.
. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora (el carácter usado realmente depende de lo especificado en “Panel de Control, Configuración regional” de Windows95)
< Convierte a minúsculas todos los caracteres.
> Convierte a mayúsculas todos los caracteres.
& Cualquier carácter o un espacio para una entrada requerida.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como literal.
! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no de izquierda a derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la máscara de entrada son opcionales. Los caracteres que se escriben en la máscara siempre la llenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada.
0 Dígito (0 a 9) para una entrada requerida. No se permiten signos más o menos.
9 Dígito o espacio para una entrada no requerida. No se permiten signos más o menos.
L Letra ('A' a 'Z') para una entrada requerida.
? Letra ('A' a 'Z') para una entrada opcional.
A Letra o dígito para una entrada precisa.
a Letra o dígito para una entrada opcional.
a Cualquier carácter o un espacio para una entrada opcional.

Un ejemplo de máscara de entrada puede ser:

\(009)”900\ 00\ 00;;_

Título del campo

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Por ejemplo, si un campo se llama 'F_nac' e indicamos 'Fecha de nacimiento' como valor en la propiedad Título, como cabecera del campo 'F_nac' veremos Fecha de nacimiento.

Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda.

Campos con valor predeterminado

Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla 'Clientes' con el campo 'Provincia' y la mayoría de clientes son de la provincia de 'Las Palmas', se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo 'Provincia' y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor 'Valencia'.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos menos el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Regla de validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique.

Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.

A continuación tenemos algunos ejemplos de reglas de validación:

REGLA DE VALIDACIÓN DESCRIPCIÓN
>=100 Y <=2000 Queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000
<>0 Número distinto de cero.
> 100 o 0 Valor mayor que 100 y, sino será cero.
Entre 0 Y 100 Valor mayor o igual que 0 y menor que 100.
< #1/1/96# Fecha anterior al 1-Enero-1996.
Entre #1/1/95# Y #1/1/96# Fecha entre 1-Enero-1995 y 1-Enero-1996.
COMO: "Las Palmas", "Madrid" o "Barcelona" Debe coincidir con cualquiera de los valores "Las Palmas", "Madrid" o "Barcelona".
COMO "M???" Comenzar con 'M' y tener otros tres caracteres.
COMO "M*" Comenzar con 'M' y tener cualquier otro carácter o caracteres detrás.
COMO "M[A-C]##" Comenzar con 'M' e ir seguido de cualquier letra entre la 'A' y la 'C', y luego otros dos dígitos.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Si establecemos una regla de validación para un campo que ya contiene datos, se nos mostrará un mensaje indicando que se han cambiado las reglas de integridad y es posible que los datos existentes no sean válidos para las nuevas reglas.

Regla de validación

En ocasiones nos puede interesar que el valor de un campo esté limitado por el valor de otro campo del mismo registro.

Regla de validación

Por ejemplo, en una tabla que contiene los datos del personas, el campo que indica la fecha de baja sea posterior a la fecha de alta en la misma:

>=[Fecha ingreso].

Para definir reglas de validación también podemos acceder al asistente haciendo clic sobre el botón Definir regla de validación que aparece a la derecha de la propiedad.

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