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Curso de Microsoft Access 2003

Crear consultas de datos anexados, referencias cruzadas...


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Crear consultas de eliminación

Este tipo de consulta de Access es usado para eliminar un conjunto de datos.

Para crear una consulta de eliminación para una sola tabla, desde la Vista Diseño y partiendo de una consulta de selección, iremos al menú Consulta, Consulta de Eliminación.

Veremos cómo desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y en su lugar aparece una nueva fila llamada Eliminar:

Consultas de eliminación

En la columna en que esté Dónde estableceremos la condición para la eliminación en Criterios.

En este ejemplo se eliminan registros de una sola tabla según el dato (código) introducido por el usuario.

Las consultas de eliminación se identifican con el icono Consulta de eliminación.

Para crear una consulta de eliminación con varias tablas relacionadas el proceso tiene dos variaciones:

* La primera posibilidad es que un dato de una tabla está relacionado con un sólo datos de la otra tabla (relación uno a uno).

Después de establecer un criterio (si lo deseamos), en los cuadros Campo seleccionaremos para cada tabla los que vienen con el nombre dichas tablas seguidos de .*.

Consulta de eliminación

En la vista Hoja de Datos se mostrarán todos los campos de cada tabla.

Después tan sólo hemos de ejecutar la consulta y se eliminarán los datos de ambas tablas a la vez.

* La otra posibilidad es que un dato de una tabla está relacionado con varios datos de la otra tabla (relación uno a varios).

En este caso primero tendremos que borrar los datos de la segunda tabla (varios) y luego los de la primera.

Después de establecer un criterio (si lo deseamos), en un Campo seleccionaremos el que viene con el nombre de la tabla en la que están los datos a borrar seguido de punto y asterisco (.*) tal y como se muestra en la imagen anterior (en la vista Hoja de datos se mostrarán todos los campos de esa tabla).

Para eliminar después los datos de la primera tabla hemos de quitar en la consulta las tablas de las que ya hemos borrado los datos y ejecutarla de nuevo.

Un ejemplo de este tipo de relación puede ser como una tabla en la que están los datos de los 'Clientes' y otra 'Pedidos' en la que constan todos los pedidos de cada uno de ellos.

Crear consulta de datos anexados

Esta consulta es usada para copiar datos de una tabla a otra, por medio de un criterio en caso de ser necesario.

Primeramente crearemos una consulta con la tabla que contiene los datos que queremos copiar y estableceremos Criterios si así lo necesitamos, tal y como se muestra en la imagen de la derecha.

Datos anexados

Posteriormente iremos al menú Consultas, Datos anexados y en el siguiente cuadro de diálogo indicaremos cuál es la tabla en la que queremos copiar los datos.

Consulta de datos anexados

Al ejecutar la consulta se nos informará del número de registros que se van a copiar.

Las consultas de datos anexados se identifican con el icono Consulta de datos anexados.

Crear consulta de referencias cruzadas

Este tipo de consulta es útil cuando tengamos tres campos cuyos valores podrían cruzarse para poder ver los datos de una forma más resumida.

Después de crear una consulta simple en la que consten los tres campos, desde la Vista Diseño iremos al menú Consultas, Consulta de tablas de referencias cruzadas.

Veremos como desaparece la opción Mostrar y aparecerán otras dos llamadas Tab ref cruz, y Total.

En Tab ref Cruz indicaremos qué campos deseamos poner cómo Encabezado de fila, Encabezado de columna o mostrar su Valor en el cruce de ambos:

Consulta de referencias cruzadas

En Total indicaremos entre las diferentes opciones de agrupamiento que se nos muestran.

Según el ejemplo anterior, se muestran como encabezado de columnas los nombres de los artículos y como encabezados de filas sus códigos.

Referencias cruzadas

En los cruces entre artículo y código, se muestran las existencias de cada uno de ellos.

Algunas de las opciones que podemos encontrar en Total son:

Cuenta Muestra el número de coincidencias encontradas.
Min Muestra el valor más bajo de los encontrados.
Max Muestra el valor más alto de los encontrados.
Suma Muestra la suma de los valores encontrados.
Promedio Muestra la media de la suma de todos los valores.
Primero Muestra sólo el primero de los valores hallados.
Ultimo Muestra sólo el último de los valores hallados.

También se puede usar esta consulta usando varias tablas.

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