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Curso de Microsoft Access 2010

Consultas


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Consultas

Hay dos tipos de consultas en Access 2010: de selección y de acción.

Las consultas de selección permiten seleccionar un conjunto de datos, mientras que con las consultas de acción podemos además operar sobre los datos seleccionados.

A su vez hay tres tipos de consultas de acción: de actualización, de eliminación y de datos anexados.

Crear consultas de selección

Las consultas de selección permiten ver los datos de una o varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc.

Para crear una consulta de selección, haremos clic en el icono Diseño de consulta que se halla en la pestaña Crear:

Consulta de selección

A continuación seleccionaremos las tablas sobre las que deseamos crear la consulta y haremos clic en el botón Agregar (de igual modo que al relacionar tablas):

Consultas en Access

Posteriormente en la parte inferior de la ventana seleccionaremos los campos que deseamos mostrar. Situándonos en una de las celdas correspondientes a Campo elegiremos un campo de la lista que aparece al pinchar en .

Consulta de selección

Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, así como establecer el Orden en que deseamos que se muestren los datos: ascendente o descendente (se puede definir un máximo de 10 ordenaciones).

En este ejemplo listamos datos de los pedidos realizados por los clientes cuyo código sea 'mayor de 1' y 'menor de 4' por orden 'de menor a mayor' y con fecha posterior al '01/01/2002' (se toma toda la fila para establecer la condición), además de los clientes cuyo nombre sea 'Marta' (es indiferente si lo escribimos en mayúsculas o minúsculas).

Establecer condiciones

Como vimos en el punto anterior, podemos establecer unos criterios o condiciones para filtrar los datos que deseamos que se muestren usando la opción Criterios junto con la opción O, con lo que las condiciones se harán por filas (primero se filtra por la condiciones de la primera y luego por los de la segunda).

Podemos también usar comodines en los criterios, como los símbolos =, > (mayor que), < (menor que), o el * (indicando que en su lugar pueden ir otros caracteres, con lo que por ejemplo can* devolvería palabras como Canarias, canes, etc.).

Establecer un criterio de modo dinámico

Podemos pedir un dato que sea a través del cual se efectuará la consulta cada vez que esta se ejecute. Por ejemplo, podemos hacer que cada vez que abramos la consulta se nos pregunte qué códigos deseamos listar.

Para pedir un solo dato de entrada primeramente nos situaremos en la columna que queremos usar para filtrar los datos y entre corchetes escribir el texto que queremos que se muestre, como se muestra en la imagen (ojo, porque no podemos poner un nombre igual al del campo).

Posteriormente haremos clic en el icono Parámetros que se halla en la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio:

Parámetros

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo, en el que introduciremos el mismo texto que en el paso anterior escribimos entre corchetes en Criterios (pero sin corchetes pues será el texto informativo que se nos muestre cuando se nos pregunte por el dato), y seleccionaremos el tipo de dato que vamos a pedir (el mismo del que sea el campo).

Parámetros en consultas

Finalmente haremos clic en Aceptar.

Una vez creada, para procesar la consulta haremos doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre su nombre, o bien clic con el botón derecho sobre ella y seleccionar Abrir.

Consultas

Si estamos en la Vista Diseño podemos ejecutarla haciendo clic en el icono Ejecutar:

Ejecutar consulta

Tras ejecutar esta consulta con parámetros se mostrará un cuadro de diálogo como el siguiente en el que deberemos introducir los datos que se nos piden.

Parámetro

Para pedir más de un dato de entrada el proceso es similar, con la diferencia de que usaremos los operadores Entre e Y para establecer los límites, tal y como se muestra la imagen de la derecha:

Parámetro de entrada

Posteriormente y del mismo modo que antes, haremos clic en el icono Parámetros Parametros en las consultas.

Después introduciremos los dos textos usados en Criterios (sin corchetes) y seleccionaremos el tipo de datos adecuado en caso (el mismo de los campos usados).

Parámetros de consulta

Cuando ejecutemos la consulta se nos mostrará una ventana preguntándonos cada parámetro (según el ejemplo, una para 'Código inicial' y otra para 'Código final') en la deberemos introducir los datos que se nos piden.

Es posible hacer este tipo de consulta pidiendo datos de campos diferentes.

Para guardar la consulta haremos clic en el icono Guardar consulta daremos un nombre a la misma y haremos clic en Aceptar.

Crear consultas de actualización

Este tipo de consulta es usado para modificar registros automáticamente.

Para crear una consulta de este tipo, primeramente hemos de crear una consulta de selección, y luego en la Vista Diseño haremos clic en el icono Actualizar.

Consulta de actualización

Veremos cómo desaparecen las filas Orden y Tab Ref Cruz y en su lugar aparece una nueva fila llamada Actualizar a:

Consultas de actualización

En la nueva fila introduciremos en la columna deseada una expresión correcta, como por ejemplo:

[precio venta] + 100

Esto sumará 100 al precio de venta de cada artículo en la tabla.

También podemos pedir un dato al usuario que recogeremos como parámetro, en base al cuál se realizará la actualización.

Después de guardarla, en el listado de las consultas la veremos marcada con el icono Consulta de actualización.

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