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Curso de Microsoft Access 2010

Consultas de eliminación, datos anexados y referencias cruzadas


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Crear consultas de eliminación

Este tipo de consulta es usado para eliminar un conjunto de datos.

Para crear una consulta de eliminación para una sola tabla, desde la Vista Diseño hemos de hacer clic en el icono Eliminar:

Consulta de eliminacion

Veremos cómo desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y en su lugar aparece una nueva fila llamada Eliminar, que contendrá los valores Dónde/Desde.

Consultas

En la columna en que esté Dónde estableceremos la condición para la eliminación en Criterios.

En este ejemplo se eliminan registros de una sola tabla según el dato (código) introducido por el usuario.

Las consultas de eliminación se identifican con el icono Consulta de eliminación.

Para crear una consulta de eliminación con varias tablas relacionadas entre sí, el proceso tiene dos variaciones:

* La primera posibilidad es que un dato de una tabla esté relacionado con un sólo datos de la otra tabla (relación uno a uno).

Después de establecer un criterio (si lo deseamos), en los cuadros Campo seleccionaremos para cada tabla los que vienen con el nombre dichas tablas seguidos de .*.

Consulta de eliminación

En la vista Hoja de Datos se mostrarán todos los campos de cada tabla.

Después tan sólo hemos de ejecutar la consulta y se eliminarán los datos de ambas tablas a la vez.

* La otra posibilidad es que un dato de una tabla esté relacionado con varios datos de la otra tabla (relación uno a varios).

Consulta de eliminación

En este caso primero tendremos que borrar los datos de la segunda tabla (de tipo varios) y luego los de la primera.

Después de establecer un criterio (de ser necesario), en un Campo seleccionaremos el que viene con el nombre de la tabla en la que están los datos a borrar seguido de punto y asterisco '.*', tal y como se muestra en la imagen anterior (en la vista Hoja de Datos se mostrarán todos los campos de esa tabla).

Para eliminar después los datos de la primera tabla hemos de quitar en la consulta las tablas de las que ya hemos borrado los datos y ejecutarla de nuevo.

Un ejemplo de este tipo de relación puede ser como una tabla en la que están los datos de los 'Clientes' y otra 'Pedidos' en la que constan todos los pedidos de cada uno de ellos.

Crear consulta de datos anexados

Esta consulta es usada para copiar datos de una tabla a otra, por medio de un criterio en caso de ser necesario.

Primeramente crearemos una consulta con la tabla que contiene los datos que queremos copiar y estableceremos Criterios si así lo necesitamos, tal y como se muestra en la imagen de la derecha.

Consulta de datos anexados

Después haremos clic en el icono Anexar y veremos una ventana como mostrada abajo, en la que indicaremos cuál es la tabla en la que queremos copiar los datos.

Consulta de datos anexados

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Consulta de datos anexados

Las consultas de datos anexados se diferencian porque tienen el icono Consulta de datos anexados.

Crear consulta de referencias cruzadas

Este tipo de consulta es útil cuando tengamos tres campos cuyos valores podrían cruzarse para poder ver los datos de una forma más resumida.

Después de crear una consulta de selección en la que estén incluidos los tres campos, en Vista Diseño haremos clic en el icono General.

Consulta de referencias cruzadas

En Tab ref Cruz indicaremos qué campos deseamos poner cómo encabezado de fila, encabezado de columna o mostrar su Valor, en el cruce de ambos:

Referencias cruzadas

En Total indicaremos entre las diferentes opciones de agrupamiento que se nos muestran.

Algunas de las opciones que podemos encontrar en Total son:

Cuenta Muestra el número de coincidencias encontradas.
Min Muestra el valor más bajo de los encontrados.
Max Muestra el valor más alto de los encontrados.
Suma Muestra la suma de los valores encontrados.
Promedio Muestra la media de la suma de todos los valores.
Primero Muestra sólo el primero de los valores hallados.
Ultimo Muestra sólo el último de los valores hallados.

Tras guardarla, para ejecutar la consulta haremos doble clic con el botón izquierdo sobre ella, o bien clic con el botón derecho y seleccionaremos Abrir:

Ejecutar consulta

Según el ejemplo anterior, se mostrarían como encabezados de columnas los nombres de los artículos y como encabezados de filas sus códigos.

En los cruces entre 'artículo' y 'código', se muestran las existencias de cada uno de ellos.

También se puede usar esta consulta usando varias tablas.

Otra forma de crear una consulta de referencias cruzadas es creando la consulta de selección inicial con los campos a usar (como hemos visto antes) y en la Vista Diseño hacer clic en Ver y seleccionar Vista Tabla dinámica.

Veremos una ventana como la siguiente, contiendo en cuadro de diálogo los campos de la consulta de selección a partir de la cual estamos creando la actual consulta de referencias cruzadas:

Consulta de referencias cruzadas

En este punto, tenemos que arrastrar el campo que deberá contener las filas hacia la parte izquierda y soltarlo donde pone Coloque campos de fila aquí.

Despues arrastraremos el campo que corresponda hacia la parte superior y lo soltaremos en Coloque campos de columna aquí.

Después arrastremos el campo que contiene los datos hacia la parte central y lo soltaremos en Coloque campos de totales o campos detallados aquí.

En caso de tener un campo para usar como filtro, lo arrastraremos hacia la parte superior y lo soltaremos en Coloque campos de filtro aquí.

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