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Curso de Microsoft Access 2010

Máscara de entrada, regla de validación, título del campo...


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Máscara de entrada

La máscara de entrada es usada para facilitar la entrada de datos y a la vez validar los datos que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, se puede crear una máscara de entrada para un campo que almacena un número de teléfono y muestre que debe introducirse como (___) ___-____, la máscara de entrada sería:

\(009")-"000\-000;0;_

Donde hay '0' se debe introducir algun dígito, y donde está el nueve puede quedar vacío.

Aunque tanto la máscara de entrada como el Formato afectan al modo en que aparecen los datos en la vista Hoja de Datos de la tabla, este afecta sólo al modo en que se leen y visualizan los datos en la tabla pero no a cómo son introducidos (lo cual controlamos con la máscara de entrada).

Access 2010 dispone de un asistente para máscaras de entrada al que accederemos haciendo clic en el botón Máscara de entrada que aparece a la derecha de dicha propiedad:

Asistente para máscaras de entrada

En la siguiente tabla se muestran los símbolos usados para crear máscaras de entrada.

CARÁCTER SIGNIFICADO
# Dígito o espacio para una entrada no requerida. Permite signos más o menos.
. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora (el carácter usado realmente depende de lo especificado en “Panel de Control, Configuración regional” de Windows95)
< Convierte a minúsculas todos los caracteres.
> Convierte a mayúsculas todos los caracteres.
& Cualquier carácter o un espacio para una entrada requerida.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como literal.
! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no de izquierda a derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la máscara de entrada son opcionales. Los caracteres que se escriben en la máscara siempre la llenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada.
0 Dígito (0 a 9) para una entrada requerida. No se permiten signos más o menos.
9 Dígito o espacio para una entrada no requerida. No se permiten signos más o menos.
L Letra ('A' a 'Z') para una entrada requerida.
? Letra ('A' a 'Z') para una entrada opcional.
A Letra o dígito para una entrada precisa.
a Letra o dígito para una entrada opcional.
a Cualquier carácter o un espacio para una entrada opcional.

Un ejemplo de máscara de entrada:

\(009)"900\ 00\ 00;;_

Título del campo

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Por ejemplo, si un campo se llama 'F_nac' e indicamos 'Fecha de nacimiento' como valor en la propiedad Título, como cabecera del campo 'F_nac' veremos 'Fecha de nacimiento'.

Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda.

Campos con valor predeterminado

Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla 'Clientes' con el campo 'Provincia' y la mayoría de clientes son de la provincia de 'Las Palmas', se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo 'Provincia' y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor 'Valencia'.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos menos el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Regla de validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique.

Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.

A continuación tenemos algunos ejemplos de regla de validación:

REGLA DE VALIDACIÓN DESCRIPCIÓN
>=100 Y <=2000 Queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000
<>0 Número distinto de cero.
> 100 o 0 Valor mayor que 100 y, sino será cero.
Entre 0 Y 100 Valor mayor o igual que 0 y menor que 100.
< #1/1/96# Fecha anterior al 1-Enero-1996.
Entre #1/1/95# Y #1/1/96# Fecha entre 1-Enero-1995 y 1-Enero-1996.
COMO: "Las Palmas", "Madrid" o "Barcelona" Debe coincidir con cualquiera de los valores "Las Palmas", "Madrid" o "Barcelona".
COMO "M???" Comenzar con 'M' y tener otros tres caracteres.
COMO "M*" Comenzar con 'M' y tener cualquier otro carácter o caracteres detrás.
COMO "M[A-C]##" Comenzar con 'M' e ir seguido de cualquier letra entre la 'A' y la 'C', y luego otros dos dígitos.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Si establecemos una regla de validación para un campo que ya contiene datos veremos el siguiente cuadro de diálogo:

Regla de validación

En caso de que algunos de los datos ya introducidos no sean válidos, tenemos la opción de mantener el nuevo valor (aunque se incumpla la condición) o deshacer la modificación:

En ocasiones nos puede interesar que el valor de un campo esté limitado por el valor de otro campo del mismo registro.

Por ejemplo, en una tabla que contiene los datos del personas, el campo que indica la fecha de baja sea posterior a la fecha de alta en la misma:

=[Fecha ingreso].

Para definir reglas de validación también podemos acceder al asistente haciendo clic sobre el botón Definir regla de validación que aparece a la derecha de la propiedad.

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