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Curso de Microsoft Excel 2003

Autosuma, Subtotales, la barra de herramientas Formulario...


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Autosuma

Podemos calcular fácilmente la suma de los valores de una columna, seleccionando el rango de valores (sin incluir el encabezado) y haciendo clic en el icono de la barra de herramientas.

Autosuma

Validar datos

En muchas ocasiones necesitaremos que el usuario introduzca unos determinados valores en una celda.

Para validar una celda, después de haberla seleccionado iremos al menú Datos, Validación.

En el siguiente cuadro de diálogo, dentro de la pestaña Configuración indicaremos el criterio deseado:

En el ejemplo sólo se podrán introducir números entre 1 y 5.

Si marcamos la opción Omitir blancos, no se mostrará mensaje de error cuando una celda restringida o dependiente de referencias o fórmulas estén en blanco.

En la pestaña Mensaje entrante podremos definir un mensaje que se verá cuando tengamos seleccionada la celda, y en Mensaje de error el que se mostrará cuando el usuario introduzca un valor incorrecto.

La barra de herramientas Formulario

Una forma más vistosa de hacer que se introduzcan determinados valores en una celda es usando los controles de la barra de herramientas Formulario.

Para mostrar/ocultar esta barra hemos de ir al menú Ver, Barras de Herramientas y seleccionar Formularios:

Barra de herramientas Formulario

Para insertar controles o componentes sólo hemos de hacer clic en el deseado y después en la parte de la hoja de cálculo en que deseemos colocarlo.

Controles de formulario

Pinchando y arrastrando en los cuadrados que de las esquinas y lados del control podremos cambiar su tamaño, y si nos situamos sobre él hasta que el cursor del ratón cambie a la forma de podremos moverlo a otro lugar de la hoja.

Si mientras arrastramos mantenemos pulsada la tecla Alt, el control se irá alineando a los bordes de las celdas.

Si mantenemos pulsada la tecla Mayús mientras arrastramos, se mantendrá la proporción largo/ancho del control.

Haciendo doble clic en el control se nos mostrará un cuadro de diálogo en el que podremos modificar sus propiedades:

Formato del Objeto

Siguiendo con el ejemplo del cuadro de lista, dentro la pestaña Control, en Rango de entrada indicaremos el rango en el que se hallan los valores que contendrá el control.

Como podrá observar, a través del Cuadro de lista podemos realizar la validación de los valores introducidos de forma más gráfica que la indicada en la sección anterior.

Marcando la casilla Sombreado 3D, se dibujará el control sombreado.

En la pestaña Proteger podremos indicar si el control podrá o no modificarse, moverse, cambiar de tamaño o eliminarse (la hoja deberá estar protegida para ello).

Para volver a seleccionar un control, después de habernos situado en una celda de la hoja, hemos de hacer clic sobre el control mientras tenemos pulsada la tecla Ctrl.

En la imagen de abajo podemos ver una sencilla descripción de algunos de los controles más usados.

Fijémonos por ejemplo en que los controles Barra de Desplazamiento y Control de Número permiten incrementar o disminuir el número contenido en la celda 'B9': ello es posible indicando la dirección de la misma en la opción Vincular en la celda de la ventana de propiedades (como vimos en la imagen anterior).

Componentes de formulario

Las mayores ventajas del uso de los controles las obtenemos al combinarlos con la programación en VBScript (un lenguaje de programación incorporado en Office, que permite interactuar con sus aplicaciones).

Subtotales

Con Excel podemos hacer que se muestren los subtotales de una columna, para ello ordenaremos la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular.

Por ejemplo, para resumir las unidades vendidas por cada vendedor y el importe de las ventas, ordenaremos la lista por la columna Vendedor, como vemos en la imagen.

Subtotales

Después situaremos el cursor en una celda de la lista e iremos al menú Datos, Subtotales, con lo que se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En el desplegable Para cada cambio en, seleccionaremos la columna que contenga los grupos cuyos subtotales deseemos calcular (la misma columna por la que ordenamos la lista).

En el desplegable Usar función, seleccionaremos la función que deseemos usar para calcular los subtotales (Suma, Promedio, etc.).

En el desplegable Agregar subtotal a, activaremos las casillas de verificación correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales queramos extraer.

Con los iconos y podremos ampliar y contraer la lista, haciendo que se muestren o no cada una de las filas, además de los subtotales.

Subtotales

También es posible "anidar", o insertar, subtotales de grupos más pequeños dentro de los grupos de subtotales existentes.

Para quitar los subtotales de una lista haremos clic en una celda de la lista que contenga los subtotales, e iremos al menú Datos, Subtotales, Quitar todos.

Combinar y centrar

En ocasiones necesitaremos combinar celdas, por ejemplo para mostrar centrada una frase larga.

Para ello, seleccionaremos las celdas y haremos clic en el icono Combinar y centrar de la barra de herramientas.

Combinar y centrar

Para dividir una celda, después de seleccionarla iremos al menú Edición, Borrar y seleccionaremos Formatos (esto borrará también todos los otros formatos que tenga la celda).

Comentarios

Podemos insertar un comentario en una celda seleccionada acudiendo menú Insertar, Comentario: tal como vemos aparecerá un cuadro amarillo en el que pondremos el texto deseado.

Comentarios

Las celdas que contengan un comentario las diferenciaremos porque tendrán una pequeña marca roja en su esquina superior derecha.

Pinchando y arrastrando el ratón en los cuadraditos blancos de las esquinas y laterales podemos redimensionarlo.

Podremos mover un comentario de sitio situando el cursor en el borde negro sombreado hasta que éste cambie a la forma de dos flechas apuntando a las cuatro direcciones para después hacer clic con el botón izquierdo del ratón y moverlo hasta la posición deseada para allí soltarlo.

Para mostrar los comentarios podemos hacerlo desde el menú Ver, Comentarios.

Podemos configurar que los comentarios se mantengan siempre visibles o que lo se muestren sólo cuando pasamos el cursor del ratón encima de la celda que lo contenga: para ello iremos al menú Herramientas, Opciones y dentro de la sección Comentarios configuraremos cómo deseamos dejarlo.

Para borrar un comentario iremos al menú Edición, Borrar y seleccionaremos Comentarios.

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