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Curso de Microsoft Excel 2003

Esquemas


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Esquemas

Los esquemas son muy útiles a la hora de crear informes de resumen en los que no tienen por qué aparecer todos los datos presentes en la hoja.

Podemos crearlos manualmente o de forma automática (en este último caso la hoja deberá tener un formato determinado).

Antes de crear un esquema los datos habrán de estar organizados de forma jerárquica, en categorías y subcategorías, tal y como se muestra en la siguiente imagen de ejemplo:

Esquemas

Para que se cree correctamente el esquema en los pasos siguientes los totales deben ser devueltos por fórmulas o funciones, así que es conveniente comprobar que estén bien definidas y se hallen en los lugares adecuados.

Crear un esquema de forma automática

Situaremos el cursor en alguna celda dentro del rango que se quiere esquematizar y vamos al menú Datos, Agrupar y esquema y seleccionamos Autoesquema.

Esquemas

Dependiendo de las fórmulas definidas en el rango, se crea un esquema horizontal, vertical o ambos.

Si no hay fórmulas no se podrá crear de forma automática.

Haciendo clic sobre los iconos Esquemas y expandiremos y contraeremos el esquema.

Crear un esquema de forma manual

Podemos crear un esquema vertical, en el que las filas resumen deben estar situadas debajo o encima de los datos (no mezcladas con ellos).

También podemos crear un esquema horizontal, en el que las columnas han de estar colocadas a derecha o izquierda.

Para ello iremos al menú Datos y seleccionaremos Agrupar y esquema, Agrupar, para después en el cuadro de diálogo que se abrirá indicar si deseamos agrupar por filas o columnas.

Por ejemplo, para crear manualmente las filas del anterior esquema de ejemplo, primeramente seleccionaremos las filas de 'Gran Canaria', 'Fuerteventura' y 'Lanzarote' y después acudiremos al menú indicado y luego en el cuadro de diálogo que se abrirá seleccionaremos la opción Agrupar por filas.

Los mismos pasos se harán seleccionando 'Tenerife', 'Gomera', 'Hierro' y 'La Palma'.

Para crear las columnas seleccionaremos los datos de las columnas 'enero', 'febrero' y 'marzo' (sin los títulos) y acudiremos al menú indicado anteriormente, seleccionando luego en el cuadro de diálogo que se mostrará la opción Agrupar por columnas.

A continuación haremos lo mismo con los datos contenidos en las columnas 'abril', 'mayo' y 'junio'.

Agregar datos a un esquema

En caso de que agreguemos filas o columnas a un esquema y veamos que no se actualiza, repetiremos los pasos para crearlo en cada caso.

Eliminar un esquema

Iremos al menú Datos y seleccionaremos Agrupar y esquema, Borrar.

Ten cuidado porque esta opción no se puede deshacer.

Crear gráficos desde un esquema

Es posible hacerlo, con la particularidad de que si expandimos un nivel del esquema se modificará el gráfico para mostrar los nuevos datos.

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