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Curso de Microsoft Excel 2003

Usar filtros y filtros avanzados en una hoja de cálculo


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Filtros

Con Microsoft Excel podemos hacer un filtrado de los datos, de modo que sólo se mostrarán los que contengan los valores elegidos.

El filtro se puede establecer seleccionando un rango concreto de celdas, o bien seleccionando una de las que componen la tabla de datos (el encabezado, por ejemplo) para posteriormente ir al menú Datos, Filtro, Autofiltro: veremos una en cada columna de la fila de encabezado.

Para aplicar un filtro sólo tenemos que hacer clic en la flecha para que se muestren los valores que podemos elegir (que serán los que haya en toda esa columna) y seleccionar uno de ellos.

Filtros en Excel

Filtros

Fíjese en que los números de filas filtradas se muestran en azul, así como la flecha.

También podemos realizar el filtrado por más de una condición, seleccionando la opcion Personalizar dentro de las que ofrece la lista desplegable.

En este ejemplo se mostrarían sólo las filas cuyo nombre de vendedor sea 'Alejandro Martián' o cuyo nombre empiece por la letra 'J':

Autofiltro Autofiltro personalizado

Para volver a ampliar la lista iremos al menú Datos, Filtro, Mostrar todo (seguirá activo el filtro).

Para quitar un filtro definitivamente iremos nuevamente al menú Datos, Filtro, Autofiltro.

Filtros avanzados

En Excel es posible definir otros filtros más avanzados con los que poder tanto definir varias condiciones para una columna, como varias condiciones para varias columnas, así como también condiciones creadas como resultado de una fórmula.

Para crear un filtro avanzado la hoja de cálculo ha de disponer al menos de tres filas vacías sobre la lista (aparte de la fila que contiene los encabezados de cada columna en la lista de datos a filtrar) que pueden utilizarse como rango de criterios (formado por una fila de encabezados de columna, y como mínimo una fila con las condiciones de búsqueda).

Los pasos a seguir para ello son sencillos:

  1. Una vez tengamos los datos organizados en filas y columnas con sus correspondientes encabezados (ver imágenes un poco más abajo) hemos de crear un área para las condiciones de filtrado: para ello seleccionamos las celdas con los encabezados que contienen los valores que queremos filtrar y vamos al menú Edición, Copiar.

    Después nos situamos en una celda de las que contendrá los encabezados de las condiciones del filtrado e iremos a Edición, Pegar.

  2. Bajo los encabezados de las condiciones de filtrado que acabamos de pegar, escribimos los valores que se usarán como condición del filtrado.
  3. A continuación iremos al menú Datos, Filtro, Filtro avanzado:

    Filtro avanzado

    En este cuadro de diálogo hacemos clic en rango de lista a la derecha de Rango de la lista y seleccionamos la tabla de datos junto con los encabezados.

    Hacemos clic en rango de criterios a la derecha de de criterios y seleccionamos los criterios junto con sus encabezados.

    Podremos seleccionar varios elementos de una misma columna, de una misma fila, celdas no adyacentes de diferentes columnas, etc... según el caso.

    Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios haz clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

    Para filtrar la lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo haz clic en Copiar a otro lugar y después en Copiar a, y luego en la esquina superior izquierda del área donde se desea pegar las filas.

    Marcando la casilla Sólo registros únicos se presentarán o copiarán sólo las filas que reúnan las condiciones, excluyendo las filas duplicadas. Si no se selecciona un rango, ocultará todas las filas duplicadas.

    Si utilizamos como criterio el resultado de una fórmula no utilizaremos el encabezado de columna (lo dejaremos en blanco o usaremos otro diferente, que no se corresponda con el de la lista), y la fórmula debe utilizar una referencia relativa, y todas las demás referencias deberán ser referencias absolutas.

    Asimismo la fórmula debe devolver un valor lógico ('Verdadero' o 'Falso').

    Finalmente, para aplicar el filtro haremos clic en Aceptar.

Aquí puede ver algunos ejemplos que le serán muy ilustrativos:

* Varias condiciones en una sola columna:

Se muestran sólo las ventas de 'Aday Perera' y 'Alejandro Martián'.

* Una condición en dos o más columnas:

Se muestran sólo las ventas de 'Alejandro Martián cuyo importe sea menor de 250.000'.

* Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas (para buscar filas que cumplan una de dos condiciones, donde cada una de ellas incluye condiciones para más de una columna):

Se mostrarán sólo las ventas de “Alejandro Martián con importe menor de 250.000” y las de 'Martina Marrero cuyo importes sea mayor de 520.000'.

* Una condición en una columna u otra (para buscar datos que cumplan una condición de una columna, o una condición de otra):

Se muestran sólo las ventas de 'Aday Perera”, y aquellas cuyo importe sea “menor de 250.000'.

Para eliminar el filtro iremos al menú Datos, Filtro, Mostrar todo.

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