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Curso de Microsoft Excel 2003

Tipos de datos


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Tipos de datos en celdas

TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN
Numéricos Para introducir números en una celda simplemente teclearemos los dígitos deseados. Tengamos en cuenta las siguientes consideraciones:

  • También podemos usar los siguientes operadores y símbolos según sea necesario: + - ( ) , / $ % . E e (notación científica).
  • Se puede incluir el punto separador de miles en los números introducidos como constantes.
  • Cuando un número tiene una sola coma se usa como separador decimal.
  • Para introducir números negativos escribiremos delante el signo menos, o bien los pondremos entre paréntesis.
  • Si un número no cabe en la celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.
  • Para introducir números como texto hay que tener en cuenta que Excel almacena los números como datos numéricos, por lo que para que lo haga como como parte de un texto deberemos aplicar antes el formato Texto a la celda y después escribiremos los números.

    Si ya se han introducido los números deberemos aplicarle el formato Texto a las celdas desde el menú Formato, Celdas, acudiendo luego a la sección Categorías de la pestaña Número en el cuadro de diálogo que se abrirá.

  • En caso de querer evitar introducir una fracción como fecha colocaremos un cero delante de ella (por ejemplo: 0 1/2.
  • Independientemente del número de dígitos presentados, Excel guarda números con una precisión numérica de hasta 15 dígitos.

    Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros.

Fecha/hora

Para introducir una fecha u hora la escribiremos normalmente, como por ejemplo: 10/05/2003 y 22:33:55.

Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir fechas y horas son:

  • Si deseamos insertar fecha y hora deberemos separarlas con un espacio.
  • Para introducir una hora en formato de 12 horas escribiremos un espacio seguido de 'a.m.' o 'p.m.' (o bien abreviado como 'a' o 'p') (de lo contrario, Excel la interpretará en formato de 24 horas).

    Por ejemplo, si se escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenará como 3:00 a.m..

  • Fechas y horas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos.

    Para utilizar una fecha u hora en una fórmula la introduciremos como texto entre comillas.

    Por ejemplo la fórmula ="03/09/2010" - "28/08/2010" dará como resultado 6.

Texto

Para introducir texto seleccionamos una celda y lo escribimos normalmente.

Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir texto son:

  • En Microsoft Excel se considera como texto cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos.

    Por ejemplo, se tratará como tal las siguientes entradas: '10AA109', '127AXY', '12-976' y '208 4675'.

  • Si el texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
  • Para ver todo el texto en múltiples línea de una celda hay que activar la casilla de verificación Ajustar texto que se encuentra en la pestaña Alineación.
  • Para introducir un retorno de carro en una celda pulsaremos la combinación de teclado Alt+Enter.

Fórmulas

Las fórmulas se utilizan para definir cálculos a partir de los datos de una o varias Hojas.

Para crearlas se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

En ocasiones las fórmulas no se pueden ejecutar de forma correcta, a continuación se describen algunos mensajes de error:

MENSAJE DESCRIPCIÓN
### La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay que aumentar el ancho de la misma)
#¡DIV/0! Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vacía.
#¿NOMBRE? No se encuentra un nombre.
#N/A Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para devolver un resultado.
#¡NUM! Hay algún tipo de problema con un número.
#¡REF! Se ha hecho una referencia a una celda no válida por alguna circunstancia.
#¡VALOR! Se ha usado un parámetro u operando incorrecto.

En otras ocasiones (y sin tratarse de un error) es posible que veamos en una celda el símbolo '#' (almohadilla) repetido a todo el ancho de la misma, lo que nos indica que el ancho de la celda no es suficiente para mostrar el contenido o resultado completo.

Operadores

En la tabla de al lado se muestran los principales tipos de operadores.

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión hay un orden de prioridad para su resolución dependiendo del tipo de operador usado, que es el indicado en la tabla.

TIPO OPERADORES
ARITMÉTICOS +, -, *, /, %, ^
TEXTO &
RELACIONALES / COMPARACIÓN < , > , = , <= , >= , <>

Es posible usar paréntesis con el fin de calcular primero las expresiones que se encuentran en ellos, como por ejemplo:

2 + 3 * 5 = 17

(2+3) * 5 = 25

Por otro lado, cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelven primeramente los aritméticos, después los de comparación y finalmente los lógicos.

En cuanto a la prioridad de los operadores aritméticos es la mostrada a continuación:

^ (exponenciación)
- (negación)
+ y – (suma y resta)

La prioridad de los operadores lógicos es la mostrada a continuación:

Not
And
Or

Los operadores de comparación se evalúan según el orden en el que aparecen:

= (igual)
<> (diferente de)
< (menor que)
> (mayor que)
<= (menor o igual que)
>= (mayor o igual que)
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