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Curso de Microsoft Excel 2010

Filtros y filtros avanzados


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Filtros

Con los filtros podemos son usados para mostrar únicamente los que contengan los valores elegidos.

El filtro se puede crear seleccionando un rango de celdas o seleccionando una de las que componen la tabla de datos (el encabezado, por ejemplo), y haciendo después clic en el icono Filtro de la pestaña Datos: veremos una en cada columna de la fila de encabezado.

Filtros en Excel

Posteriormente, para definir una condición tenemos que hacer clic en la flecha para que se muestren los valores que podemos elegir (que serán los que haya en toda esa columna) y seleccionar uno de ellos.

Filtros Filtros en Excel

También podemos realizar el filtrado por más de una condición, seleccionando la opcion Filtro personalizado que se halla dentro del menú Filtros de texto.

Filtro avanzado

En este ejemplo se mostrarían sólo las filas cuyo nombre de vendedor comience por 'J' o 'M'.

Autofiltro Autofiltro personalizado

Para eliminar un filtro volveremos a hacer clic en el icono Filtro de la pestaña Datos.

Filtros avanzados

Podemos configurar otros filtros más avanzados, con los que podremos tanto definir varias condiciones para una columna, como varias condiciones para varias columnas y también condiciones creadas como resultado de una fórmula.

Para crear un filtro avanzado la hoja de cálculo debe disponer al menos de tres filas vacías sobre la lista (aparte de la fila que contiene los encabezados de cada columna en la lista de datos a filtrar) que pueden utilizarse como rango de criterios (formado por una fila de encabezados de columna, y como mínimo una fila con las condiciones de búsqueda).

Los pasos a seguir son sencillos:

  1. Una vez tengamos los datos organizados en filas y columnas con sus correspondientes encabezados (ver imágenes un poco más abajo) hemos de crear un área para las condiciones de filtrado: para ello en las celdas que contendrán los encabezados de las condiciones del filtrado escribiremos el mismo texto de los encabezados de la tabla de datos.
  2. Bajo los encabezados de las condiciones de filtrado que acabamos de pegar, escribimos los valores que se usarán como condición del filtrado.
  3. Hacer clic en el icono Elminar filtro de la pestaña Datos.

    En el cuadro de diálogo hacemos clic en rango de lista en filtros avanzados a la derecha de Rango de la lista y seleccionamos la tabla de datos junto con los encabezados:

    Filtro avanzado

    Después hacemos clic en rango de criterios en filtros avanzados a la derecha de Rango de criterios y seleccionamos los criterios junto con sus encabezados.

    Podremos seleccionar varios elementos de una misma columna, de una misma fila, celdas no adyacentes de diferentes columnas, etc... según el caso.

    Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios haz clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

    Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra parte de la hoja de cálculo haz clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

    Marcando la casilla Sólo registros únicos se presentarán o copiarán sólo las filas que reúnan las condiciones, excluyendo las filas duplicadas. Si no se selecciona un rango, ocultará todas las filas duplicadas.

    Si utilizamos como criterio el resultado de una fórmula no utilizaremos el encabezado de columna (lo dejaremos en blanco o usaremos otro diferente, que no se corresponda con el de la lista), y la fórmula debe utilizar una referencia relativa, y todas las demás referencias deberán ser referencias absolutas. Asimismo la fórmula debe devolver un valor lógico ('Verdadero' o 'Falso').

    Para aplicar el filtro haremos clic en Aceptar.

Aquí puede ver algunos ejemplos que le serán muy ilustrativos:

* Varias condiciones en una sola columna:

Se muestran sólo las ventas de 'Aday Perera' Y de 'Alejandro Martián'.

* Una condición en dos o más columnas:

Se muestran sólo las ventas de 'Alejandro Martián cuyo importe sea menor de 250.000'

* Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas (para buscar filas que cumplan una de dos condiciones, donde cada una de ellas incluye condiciones para más de una columna):

Se mostrarán sólo las ventas de 'Alejandro Martián con importe menor de 250.000' Y que las de 'Martina Marrero cuyo importes sea mayor de 520.000'.

* Una condición en una columna u otra (para buscar datos que cumplan una condición de una columna, o una condición de otra):

Se muestran sólo las ventas de 'Aday Perera' Y todas aquellas cuyo 'importe sea menor de 250.000'.

Para quitar un filtro haremos clic en el icono elminar filtro de la pestaña Datos.

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