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Curso de Microsoft Excel 2010

Vincular y consolidar


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Vincular y consolidar

Vincular es el proceso de usar referencias a celdas de otros libros de trabajo de Excel de cara a obtener información para nuestra hoja de trabajo, resultando útil cuando necesitamos que si cambia la información del libro de origen también se modifique automáticamente el libro destino.

Consolidar es combinar o resumir información de varias hojas de trabajo (que pueden estar situadas en distintos libros), resultando útil también cuando hay que consolidar varios archivos.

Por ejemplo, una empresa que guarda las ventas de cada vendedor: puede crear un libro resumen que contenga información del libro de cada vendedor y calcule el total de las ventas.

Vincular de forma manual

Para vincular libros seleccionamos la celda que queremos vincular en el libro origen y la copiamos al portapapeles haciendo clic en el icono Vincular y consolidar.

Después en el libro de destino nos situaremos en la celda que contendrá el resultado de la vinculación, haremos clic en la parte inferior del icono Pegar y luego en el menú seleccionaremos la opción Pegado especial

Por último, en el cuadro de diálogo que se nos muestra en la sección Pegar marcamos Todo y hacemos clic en el botón Pegar vínculos:

Vincular y consolidar

En la barra de fórmulas veremos la fórmular resultante.

La sintaxis para crear un vínculo manualmente es:

=[NombreLibro]Nombrehoja!Celda

En caso de que los nombres contengan espacios, se pondrán entre comillas, por ejemplo:

=”[ventas de enero]Pedro”!$A$1

Para editar los vínculos definidos haremos clic en el icono Vincular y consolidar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Datos.

Vincular y consolidar

Si queremos asegurarnos de que tras haberse modificado los datos en la hoja de origen se hayan actualizado en la hoja de destino, en éste haremos clic en el icono Actualizar todo de la cinta de opciones perteneciente a la pestaña Datos (esto es útil si no estamos seguros de que estamos usando los valores actualizados del libro de origen).

Para eliminar vínculos manteniendo los valores actuales, seleccionaremos las celdas que contienen las referencias y las copiamos al portapapeles.

Después, en la hoja de Excel 2010 en la que se ha creado el vínculo vamos al menú Edición, Pegado especial y seleccionamos Valores.

Finalmente, podemos eliminar vínculos de forma permanente, desde el cuadro de diálogo que se muestra al hacer clic en el icono Vincular y consolidar.

Consolidar hojas

Cuando hablamos de consolidar queremos decir que vamos a resumir la información de varias hojas, las cuales pueden estar situadas en distintos libros.

Esto puede hacerse mediante fórmulas, mediante el Pegado especial o desde el icono Consolidar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Datos.

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