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Curso de OpenOffice Calc

Filtros, filtros avanzados, definir el área y criterios del filtro


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Filtros

Con OpenOffice Calc 3 podemos hacer un filtrado de los datos, de modo que sólo se mostrarán los que contengan los valores elegidos.

El filtro se puede establecer seleccionando un rango concreto de celdas o seleccionando una de las que componen la tabla de datos (el encabezado, por ejemplo) para posteriormente ir al menú Datos, Filtro, Filtro automático: veremos una en cada columna de la fila de encabezado.

Para aplicar un filtro sólo tenemos que hacer clic en la flecha para que se muestren los valores que podemos elegir (que serán los que haya en toda esa columna) y seleccionar uno de ellos.

Filtros

Filstros en Access

También podemos realizar el filtrado por más de una condición, seleccionando la opcion Filtro predeterminado dentro de las que ofrece la lista desplegable.

En este ejemplo se mostrarían sólo las filas cuyo nombre de vendedor sea 'Alejandro Martián' o que empieze por la letra 'J'.

Autofiltro

Para quitar el filtro definitivamente iremos nuevamente al menú Datos, Filtro, Filtro automático.

Para volver a ampliar la lista iremos al menú Datos, Filtro, Eliminar filtro (seguirá activo el filtro).

Filtros avanzados

Podemos configurar otros filtros más avanzados, con los que podremos tanto definir varias condiciones para una columna, como varias condiciones para varias columnas, y también condiciones creadas como resultado de una fórmula.

Para crear un filtro avanzado la hoja de cálculo debe disponer al menos de tres filas vacías sobre la lista (aparte de la fila que contiene los encabezados de cada columna en la lista de datos a filtrar) que pueden utilizarse como rango de criterios (formado por una fila de encabezados de columna, y como mínimo una fila con las condiciones de búsqueda).

Los pasos a seguir son sencillos:

  1. Una vez tengamos los datos organizados en filas y columnas con sus correspondientes encabezados (ver imágenes un poco más abajo) hemos de crear un área para las condiciones de filtrado: para ello seleccionamos las celdas con los encabezados que contienen los valores que queremos filtrar y vamos al menú Editar, Copiar. Después nos situamos en una celda de las que contendrá los encabezados de las condiciones del filtrado e iremos a Editar, Pegar.
  2. Bajo los encabezados de las condiciones de filtrado que acabamos de pegar, escribimos los valores que se usarán como condición del filtrado.
  3. Seleccionamos las celdas que contienen los datos, junto con los encabezados y vamos al menú Datos, Filtro, Filtro especial.

    En el siguiente cuadro de diálogo introducimos manualmente el rango de celdas que contienen las condiciones junto con sus encabezados, o lo seleccionamos con el ratón.

    Filtro avanzado

    Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo haga clic en Escribir resultados en... y debajo indique el rango de celds de destino.

    Marcando la casilla Sin duplicados se devolveran sólo las filas que reúnan las condiciones, excluyendo las filas duplicadas. Si no se selecciona un rango, ocultará todas las filas duplicadas.

    Para aplicar el filtro haremos clic en Aceptar.

Aquí puede ver algunos ejemplos que le serán muy ilustrativos:

* Varias condiciones en una sola columna:

En el siguiente ejemplo se muestran sólo las ventas de Aday Perera' y 'Alejandro Martián':

* Una condición en dos o más columnas:

En el siguiente ejemplo se muestran sólo las ventas de 'Alejandro Martián cuyo importe sea menor de 250.000':

* Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas (para buscar filas que cumplan una de dos condiciones, donde cada una de ellas incluye condiciones para más de una columna):

En el siguiente ejemplo se mostrarán sólo las ventas de “Alejandro Martián con importe menor de 250.000” y las de “Martina Marrero cuyo importes sea mayor de 520.000”.

* Una condición en una columna u otra (para buscar datos que cumplan una condición de una columna, o una condición de otra):

En el siguiente ejemplo se muestran sólo las ventas de 'Aday Perera', y aquellas cuyo importe sea 'menor de 250.000'.

Para eliminar el filtro hemos de seleccionar alguna celda del área de datos e ir al menú Datos, Filtro, Eliminar filtro.

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