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Curso de OpenOffice Calc

Validar datos en celdas, comentarios, subtotales...


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Autosuma

Podemos calcular fácilmente la suma de los valores de una columna, seleccionando el rango de valores (sin incluir el encabezado) y haciendo clic en el icono de la barra de herramientas.

Autosuma

Validar datos

En muchas ocasiones necesitaremos que el usuario introduzca unos determinados valores en una celda.

Para validar una celda, después de haberla seleccionado iremos al menú Datos, Validezy luego en el cuadro de diálogo que se abrirá haremos clic en la pestaña Criterios, para a continuación indicar el criterio deseado.

Validación de datos

En el ejemplo sólo se podrán introducir números decimales entre 1 y 5.

En combinación con Herramientas, Detective, Marcar los datos incorrectos esta función define que las celdas en blanco se muestren como datos incorrectos (desactivadas) o no (activadas).

En la pestaña Ayuda de entrada podremos definir un mensaje que se verá cuando tengamos seleccionada la celda, y en Mensaje de error el que se mostrará cuando el usuario introduzca un valor incorrecto.

La barra de herramientas Formulario

Una forma más vistosa de hacer que se introduzcan determinados valores en una celda es usando los controles de la barra de herramientas Formulario.

Para mostrar/ocultar esta barra hemos de ir al menú Ver, Barras de Herramientas y seleccionar Campos de control de formularios.

Control de formulario

Para insertar los controles sólo hemos de hacer clic en el control deseado, hacemos clic en la hoja de cálculo y arrastramos el ratón para definir el espacio que ocupará para soltarlo después.

Insertar control de formulario

Al insertar algunos controles como el cuadro de lista se nos mostrará un cuadro de diálogo para seleccionar una fuente de datos para el mismo.

Pinchando y arrastrando en los cuadrados que de las esquinas y lados del control podremos cambiar su tamaño, y si nos situamos sobre él hasta que el cursor del ratón cambie a la forma de podremos moverlo a otro lugar de la hoja.

Si mientras arrastramos el ratón mantenemos pulsada la tecla Alt, las dimensiones de control se irán ampliando proporcionalmente de dentro hacia fuera.

Si mantemos pulsada la tecla Mayús mientras arrastramos, las dimensiones de control se iran ampliando proporcionalmente a lo ancho.

Haciendo clic con el botón derecho sobre el control veremos un menú contextual desde el que podremos configurar varias opciones (posición, tamaño, etc.).

Subtotales

Con Calc podemos hacer que se muestren los subtotales de una columna, para ello ordenaremos la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular.

Por ejemplo, para resumir las unidades vendidas por cada vendedor y el importe de las ventas, ordenaremos la lista por la columna Vendedor, como vemos en la imagen.

Subtotales

Después situaremos el cursor en una celda de la lista e iremos al menú Datos, Subtotales, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo:

Subtotales en Calc

En el cuadro Agrupar por seleccionaremos la columna por la que deseamos agrupar.

En En calcular subtotales para marcamos la(s) casilla(s) correspondiente(s) a la(s) columna(s) de las que se mostrarán subtotales.

En Usar función, seleccionaremos la función que deseemos usar para calcular los subtotales (Suma, Promedio, etc.).

Con los iconos y podremos ampliar y contraer la lista, haciendo que se muestren o no cada una de las filas, además de los subtotales.

Subtotales

Para eliminar los subtotales haremos clic en una celda de la lista e iremos al menú Datos, Agregar y esquema, Eliminar.

Combinar y centrar

En ocasiones necesitaremos combinar celdas, por ejemplo para mostrar centrada una frase larga.

Combinar y centrar

Para ello, seleccionaremos las celdas, hacemos clic en los iconos Combinar celdas y de la barra de herramientas Formato.

Para volver a separar las celdas, después de seleccionar la celda combinada iremos al menú Editar, Eliminar contenidos y en el cuadro de diálogo que se nos muestra seleccionaremos Formatos (esto borrará también todos los otros formatos que tenga la celda).

Comentarios

Podemos insertar un comentario en una celda. Para ello, después de haberla seleccionado iremos al menú Insertar, Comentario y tal como vemos aparecerá un cuadro amarillo en el que pondremos el texto deseado.

Comentarios en celdas

Las celdas que contengan un comentario las diferenciaremos porque tendrán una pequeña marca roja en su esquina superior derecha.

Desde el menú Herramientas, Opciones, OpenOffice.org Calc, Ver podemos configurar que no se muestre dicho indicador informando de que la celda contiene un comentario (entre otras opciones) desmarcando la casilla Indicador de comentarios.

Por defecto los comentarios se hacen visibles sólo al pasar el cursor por encima de la celda. Si queremos que estén siempre visibles hemos de hacer clic con el botón derecho en la celda y seleccionar Mostrar comentario.

Haciendo clic en el comentario podemos moverlo a otra parte de la hoja de Calc.

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