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Tutorial de Adobe FormsCentral (4/4)

Formularios online


Regístrate

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Mover un formulario online

Cuando hayamos terminado de diseñar nuestro formulario, haremos clic en la pestaña Recopilar repuestas en línea.

Formulario en línea

En la versión de escritorio de FormsCentral se mostrará un icono en forma nube junto al nombre de los formularios online.

Información

Con una cuenta gratuita tan sólo podremos tener online un formulario a la vez.

Adjuntar archivos

Aparte de los controles de formulario descritos en el capítulo anterior, en la versión online de FormsCentral es posible insertar un componente que permite a los usuarios adjuntar archivos en los mismos.

Adjuntos

Si hemos adquirido una licencia de uso podremos configurar el tamaño máximo permitido para el archivo con un máximo de 20 MB por envío. Si no la tenemos el máximo es de 100 KB.

Aparte de las opciones de configuración comunes a todos los controles disponemos de la casilla Permitir varios archivos con la que indicaremos si el usuario podrá adjuntar más de sólo un archivo.

Elementos de formulario condicionales

Cuando utilicemos la versión online y de pago de FormsCentral (y por lo tanto sólo en formularios online) tendremos la posibilidad de definir reglas para por ejemplo mostrar u ocultar un componente, saltar a una determinada página dependiendo de una opción seleccionada, etc.

Dado que esta característica no existe en los formularios pdf, para poder utilizarla en uno de ellos primeramente deberemos moverlo a través de la aplicación para poder trabajar con él online.

Definiremos las condiciones posibles para un control desde el cuadro de diálogo que se mostrará al marcar la casilla Mostrar/ocultar elemento en el panel de propiedades del mismo.

Reglas lógicas

Una regla de visualización consta de una acción, uno o varios destinos y una o varias condiciones:

  • Acción: especifica el estado del control de destino (visible u oculto).
  • Destino: cualquier control de formulario, sin estar incluido el encabezado ni los saltos de página.

    Una regla de visualización puede tener varios destinos, aunque un control no puede ser el destino de varias reglas.

  • Condición: expresión que incluye un campo de opción, una prueba y un valor (las selecciones del campo).

    Una regla puede tener varias condiciones, pudiéndose especificar si han de cumplirse una o todas las condiciones.

    Para crear una regla de visualización debe haber al menos un campo de opción en el formulario antes del elemento condicional.

Crear formularios PDF para rellenar

Tenemos la posibilidad de convertir los formularios online en formularios PDF de modo que los usuarios puedan descargarlos para rellenarlos en su ordenador y enviarlos cumplimentados luego.

Para ello iremos al menú Archivo, Guardar como formulario PDF... (en la versión online parece no estar permitido utilizando la versión gratuita).

Agregar colaboradores

Es posible compartir un formulario con otras personas que dispongan de una cuenta de Adobe FormsCentral asignándoles uno de los siguientes permisos de acceso:

  • Coautor: tiene los mismos permisos que el autor (el creador) pero no puede eliminar formularios. También pueden agregar a otros usuarios al formulario.
  • Colaborador: tiene permiso para acceder al formulario en modo de sólo lectura, aunque puede modificar los datos recibidos así como exportarlos y utilizar una vista privada o filtrarlos, buscarlos u ordenarlos.
  • Lector: sólo tiene permiso para acceder a los datos obtenidos sin modificarlos, pudiendo exportarlos, filtrarlos, buscarlos y ordenarlos.

Para compartir el formulario pulsaremos sobre el botón situado en la parte inferior izquierda y seleccionaremos la opción Agregar colaboradores.

Compartir formulario

Introduciremos sus direcciones de correo electrónico y en el cuadro de lista Función indicaremos el tipo de acceso que les concedemos (opcionalmente escribiremos un asunto y texto del mensaje).

Haciendo clic en Más opciones se abrirá el siguiente cuadro de diálogo desde el que indicaremos si los usuarios con los que vamos compartir el formulario podrán compartirlo a su vez con otros y de qué modo:

Uso compartido

En la parte inferior de la ventana principal podremos ver con qué usuarios hemos compartido el documento, pudiendo enviarles otra invitación o bien modificar o revocar sus permisos.

Compartir documento

Estados de un formulario

Cuando hayamos diseñado un formulario, para que los usuarios puedan rellenar un formulario ha de estar configurado con estado de Abierto (no es necesario para que puedan visualizar los resultados publicados, como explicaremos un poco más adelante).

Estados

Podemos modificar el estado desde la pestaña Diseño haciendo clic en la columna Estado.

Cuando un formulario esté cerrado, desde la pestaña Opciones es posible configurar el mensaje que se mostrará al usuario en caso de que intente acceder a él.

Del mismo, también desde la pestaña Opciones podremos configurar el mensaje de confirmación que se mostrará cuando el usuario lo envíe.

Opciones

Para usuarios de pago estará disponible la opción Redirigir URL, que utilizaremos para redireccionar al usuario a otra URL cuando envíe el formulario (esta funcionalidad no se puede utilizar con formularios PDF que hayan sido importados ni con los que hayan sido guardados en formato PDF con Adobe FormsCentral).

Asimismo podrán acceder a las siguientes opciones:

  • Notificaciones: para recibir un correo electrónico cuando se reciban respuestas.
  • Confirmaciones de envío: permite enviar un E-Mail de confirmación al usuario.
  • Procesamiento de pagos: mediante la que se podrán recibir pagos a través de tarjeta de crédito o PayPal (útil por ejemplo en caso de que tengamos un formulario con el que recibir donaciones o se realicen suscripciones).

Distribuir formularios

Esta funcionalidad permite generar un enlace directo al formulario con el fin de distribuirlo de algún modo (publicándolo en nuestra web, enviándolo por E-Mail, etc.) a los usuarios para que lo rellenen.

Para utilizarla haremos clic en la pestaña Distribuir de la parte superior o bien en el botón Compartir situado en la parte inferior izquierda, y seleccionando a continuación la opción Distribuir formulario:

Distribuir

Utilizando los botones Abierto y Cerrado podremos configurar el estado del formulario para permitir a los usuarios acceder a él o no.

En caso de disponer de cuenta de pago estará activo el botón Guardar PDF habilitado para envío con el que los usuarios podrán rellenar el formulario aún sin conexión a Internet.

Sin embargo, al hacerlo quedarán desactivadas las siguientes funcionalidades:

  • Procesamiento de pago
  • Archivos adjuntos
  • URL de redirección
  • Elementos Mostrar/Ocultar
  • Desplazamiento de página

En caso de querer obtener un archivo pdf normal, desde la pestaña de Diseño iríamos al menú Archivo, Guardar como formulario PDF…

Por otro lado, en la versión de escritorio de FormsCentral se mostrará además el botón Vínculo de correo electrónico, que al ser pulsado abrirá nuestro cliente de correo electrónico creando un nuevo E-Mail con el vínculo al formulario insertado en el cuerpo del mensaje.

Haciendo clic en Copiar vínculo el enlace quedará guardado en el portapapeles del sistema.

Pulsando en el botón Incorporar se mostrará el siguiente cuadro de diálogo desde el que se nos proporciona un código fuente en lenguaje JavaScript que insertaremos en nuestra página web para que los usuarios puedan acceder al formulario desde ella.

Opciones de vínculo

Si deseamos publicar el enlace en nuestra cuenta de Twitter haremos clic en dicho botón.

Comprobar las respuestas recibidas

Para comprobar las respuestas recibidas a un formulario, una vez abierto haremos clic en la pestaña Ver respuestas:

En el siguiente ejemplo puedes ver un ejemplo de las respuestas recibidas en un formulario:

Ver las respuestas

Las columnas asociadas con los campos de un formulario se muestran con en el título. Para insertar una pestaña haremos clic en .

Como puedes observar se crea una columna también para los datos adjuntos, pudiendo descargarlos o eliminarlos así como también insertar otros más desde el menú contextual o bien desde el menú Insertar, Insertar archivo.

Por otro lado, si tenemos los permisos necesarios podremos introducir nuevos datos (clic la tabla y luego en o en para insertar filas y columnas respectivamente) y modificar los existentes (haciendo doble clic en la celda deseada).

Otra forma de insertarlas y eliminarlas es haciendo clic con el botón derecho sobre una celda y seleccionando la opción deseada.

También, desde el menú Insertar podremos agregar una Hoja, Tabla o Cuadro de texto.

Formatos y vistas

En la barra de herramientas superior disponemos de los siguientes iconos mediante lo que podremos alternar entre las opciones disponibles en la barra de herramientas:

Muestra opciones que permiten aplicar diversos formatos al texto.
Muestra opciones con las que podremos configurar los tipos de datos que contienen las celdas.
Contiene opciones que permiten alternar entre los diferentes tipos de vistas disponibles.

Asimismo, desde el menú Ver podremos activar la Vista de detalles con la que se mostrarán se los datos en un panel en la parte derecha (lo cual nos resultará útil en caso de que hayan muchos campos en la tabla y tengamos que desplazarnos para verlos).

Desde dicho menú podemos activar también la Vista privada que nos permitirá establecer filtros personalizados y reorganizar los datos (pero sin afectar a cómo los verán otros usuarios).

También podremos activarla desde la pestaña Ver respuestas haciendo clic en el icono y después en .

Para desactivarla haremos clic en el indicador que se mostrará en la parte inferior derecha y después en Desactivar.

Vista privada

Insertar una fila de resumen

Para insertar una fila de resumen, teniendo seleccionada la pestaña Ver respuestas haremos clic en el icono y después pulsaremos en .

A continuación nos situaremos en una celda y haremos clic en el icono para luego seleccionar una función de entre las disponibles.

Resumen

Por ejemplo, seleccionando SUM obtendremos la suma de los valores en la columna, MIN y MAX devolverían el menor y el mayor valor encontrado, etc.

También podemos escribir directamente la fórmula =SUM(@Importe) en cualquier celda.

Asimismo, es posible usar operadores aritméticos. Por ejemplo: =SUM(@Importe) * 100.

Creando filtros

Para crear un filtro haremos clic en la tabla de repuestas y luego en para a continuación definir las condiciones utilizando las siguientes opciones:

Opciones

Pulsando en Haga clic para crear un filtro se mostrará el siguiente cuadro de diálogo en el que seleccionaremos las columnas deseadas y definiremos las condiciones necesarias en base a ellas.

Condiciones de filtro

Recuerda activar la Vista privada si no quieres que otros usuarios visualicen los datos con los filtros que configures.

Exportar las respuestas

Por último, en caso necesario podemos exportar las respuestas recibidas acudiendo al menú Archivo, Exportar respuestas para después seleccionar el Tipo de archivo deseado (.pdf, .xls o .csv) y las celdas que contienen los datos.

Exportar respuestas

Publicar respuestas

Una vez hayamos finalizado el plazo para la recepción de respuestas tenemos la posibilidad de publicarlas de forma que puedan ser visualizadas por otras personas.

Para ello pulsaremos en el botón Compartir situado en la parte inferior izquierda y seleccionaremos la opción Publicar respuestas.

A continuación seleccionaremos si deseamos publicar los datos en forma de tabla y/o un resumen de los mismos.

Publicar

No es necesario tener cuenta en FormsCentral para acceder a esta información.

En la parte inferior izquierda de la ventana principal veremos las respuestas publicadas, disponiendo de la opción Dejar de publicarlo para que deje de estar accesible para su consulta.

Resultados

Mediante la opción Copiar código incorporado se copiará al portapapeles del sistema el código en lenguaje JavaScript que podemos insertar en una página web de forma que se muestren los resultados en ella.

Asimismo disponemos también de la opción Copiar vínculo para obtener en el portapapeles un enlace que podamos enviar por correo electrónico, compartir en nuestras redes sociales, etc.

En la siguiente imagen tienes un ejemplo de cómo se visualizarían los datos recibidos:

Respuestas

Haciendo clic sobre una dirección de E-mail se abrirá nuestro cliente de correo con la dirección ya introducida en el campo del destinatario.

En la siguiente imagen puedes ver cómo se mostrarían los datos en forma de informe de resumen.

Gráfico

Al situar el cursor sobre un elemento se mostrarán los iconos Configurar gráfico y Borrar gráfico desde los que podremos configurar el gráfico y eliminarlo, respectivamente.

Las respuestas pueden ser publicadas sin necesidad de que el estado del formulario esté configurado como Abierto.

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