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Curso de Acrobat Pro XI (4/7 - II)

Formularios PDF


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Distribuir el formulario por EMail

Tras haber creado un formulario pdf podemos enviarlo por correo electrónico a las personas deseadas para que nos lo envíen cumplimentado.

En el panel de herramientas haremos clic en Formularios y luego en Distribuir, para después en el siguiente cuadro de diálogo seleccionar la opción Correo electrónico y pulsar en Continuar.

Distribuir Ejemplo

A continuación se nos pedirá que seleccionemos entre las opciones Enviar con Adobe Acrobat y Guarde una copia local y envíela manualmente más tarde.

Enviar con Acrobat

Marcaremos la primera de ellas y pulsaremos en Siguiente.

Seleccionando cualquier de las dos opciones anteriores, en la misma carpeta en la que se encuentra el formulario con el que estamos trabajando se creará otro archivo PDF con la palabra ‘_distribuido’ agregada en el nombre del actual, que será el que se enviará.

También se creará otro archivo PDF con la palabra ‘_respuestas’ agregada al nombre, en el que se irán guardando posteriormente las respuestas recibidas.

Como hemos elegido enviar el formulario utilizando Acrobat, en el campo Para… escribiremos las direcciones de E-mail de los destinatarios (separadas con punto y coma) y pulsaremos en el botón Enviar.

Por último hemos de seleccionar si queremos enviar el correo electrónico utilizando una aplicación instalada en nuestro ordenador o bien Utilizar correo web (lo que utilizamos en este ejemplo), para finalmente pulsar en Continuar.

Utilizar correo web

Consulta la sección Enviar documento por Email en la que explicamos cómo configurar una cuenta de correo para utilizarla con Acrobat.

Se abrirá la siguiente ventana desde la que gestionaremos los formularios distribuidos y las respuestas recibidas:

Rastreador

En ella disponemos entre otras de opciones para Agregar destinatarios y Enviar correo a los destinatarios que aún no han respondido.

Descargar y responder al formulario

Las personas que reciban un formulario distribuido por E-mail podrán responderlo una vez descargado utilizando tanto Adobe Acrobat Pro como Adobe Acrobat Reader:

Rellenar

Una vez rellenado, tras pulsar en Enviar escribiremos la Dirección de correo electrónico en la que hemos recibido el formulario y el Nombre completo para después pulsar en Enviar.

Como en el punto anterior, deberemos seleccionar el método con el que se desea enviar el E-Mail con la respuesta y pulsar en Continuar.

EMail

Consulta la sección Enviar documento por Email en la que explicamos cómo configurar una cuenta de correo para utilizarla con Acrobat.

Si el formulario no se encuentra protegido podremos guardarlo después de haberlo rellenado para quedarnos con una copia del mismo.

Importar las respuestas recibidas

Cuando un usuario nos remita un formulario cumplimentado por E-Mail recibiremos una notificación en nuestro correo electrónico.

Para importar las respuestas tras haber descargado los archivos recibidos (con la palabra ‘_distribuido’ como parte del nombre), en el panel de herramientas haremos clic en la opción Rastrear de la sección Formularios.

Se mostrará la siguiente ventana en la que seleccionaremos el formulario deseado en Distribuidos:

Rastreador

A continuación haremos clic en Ver respuestas y se abrirá la siguiente:

Respuestas

Pulsaremos en Rastrear y en el siguiente cuadro de diálogo seleccionaremos los archivos con las respuestas y pulsaremos en Aceptar.

Importar respuestas

Una vez finalizada la importación los datos quedarán agregados:

Haciendo clic en el icono Guardar de la barra de herramientas se guardarán los datos importados en el archivo con la palabra ‘_respuestas’ en el nombre.

Haciendo doble clic sobre el icono pdf se abrirá el formulario PDF enviado por la otra persona.

Haciendo doble clic sobre un campo es posible editarlo.

Mediante la opción Filtro podremos filtrar los datos según los criterios que definamos (por la dirección de correo de un encuestado, según el nombre de un campo, por un campo cuyo valor no esté vacío, etc.).

Haciendo clic en una fila y pulsando en Eliminar la borraremos.

Utilizando la opción Exportar podremos exportar los datos en formatos .csv (que podríamos por ejemplo abrir con Microsoft Excel) y .xml.

Otra forma de recibir datos

Otra forma de habilitar un formulario para su envío es insertando un botón en el mismo, y en el cuadro de lista Seleccionar acción de la pestaña Acciones seleccionar la opción Enviar un formulario.

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo en el que por ejemplo en el cuadro de lista Indique una URL para este vínculo escribiremos la dirección de correo electrónico (precedida por ‘mailto:’) en la que deseamos recibir las respuestas y seleccionaremos la opción PDF: El documento completo.

Botón enviar

De este modo también podríamos por ejemplo utilizar XFDF para enviar los datos en formato XML a un servidor.

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