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Curso de Acrobat Pro XI (4/7 - I)

Formularios PDF


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Tipos de formularios en PDF

Desde Adobe Acrobat Pro podremos crear formularios para la obtención de datos por parte de los usuarios. Dependiendo de su finalidad existen tres tipos de formularios pdf:

  • Para rellenar e imprimir: para cumplimentar y crear copias impresas.
  • Para enviar por E-Mail: permiten que recibamos las respuestas por correo electrónico.
  • Para enviar online: el formulario se carga en un navegador web y recibiremos los datos online.

Crear un formulario

En el panel derecho haremos clic en Formularios y después en Crear si lo que queremos es crear uno nuevo, o bien en Editar para modificar uno que tengamos abierto (se mostrará un mensaje preguntándonos si deseamos que Acrobat detecte automáticamente los campos de formularios).

Si hemos seleccionado Crear, a continuación podremos optar por crear un formulario Desde cero o a partir de una plantilla (se abriría la aplicación FormsCentral que es instalada junto con Acrobat XI y que permite integrarlos con el servicio online del mismo nombre, aunque es limitada en algunos aspectos).

En nuestro caso crearemos un documento con una página en blanco, y este punto seleccionaremos Desde un documento existente.

Seleccionaremos Documento actual (observa que podemos también Elegir otro archivo o bien Digitalizar un formulario en papel) y pulsaremos en Continuar.

Se mostrará el siguiente mensaje informándonos de que estamos en modo de edición de formulario, en el que pulsaremos en Aceptar.

Preferencias generales de los formularios

Tanto en Acrobat Pro como en Acrobat Reader iremos al menú Edición, Preferencias y en el cuadro de diálogo que se abrirá seleccionaremos la opción Formularios (en la parte izquierda) para acceder a las siguientes opciones de configuración:

Preferencias

La imagen anterior muestra las opciones que encontraremos en Acrobat Pro (en Acrobat Reader no están disponibles algunas de ellas):

Estas opciones afectarán sólo al modo en el que se visualizarán los formularios en el programa, no se guardarán en el propio documento pdf.

A continuación describimos algunas de las más importantes:

  • Calcular automáticamente los valores del campo: realiza automáticamente todos los cálculos necesarios en el campo cuando el usuario introduce datos. Si modificamos esta opción sólo se aplicará a la sesión actual.
  • Ajustar automáticamente el orden de tabulación al modificar los campos: reestablece el orden de tabulación al crear, eliminar o mover los campos del formulario
  • Mostrar rectángulo de enfoque: indica qué campo de formulario se encuentra activo.
  • Mostrar indicador de desbordamiento del documento: muestra en los cuadros de texto cuyo contenido excede de sus dimensiones.
  • Ocultar siempre la barra de mensajes del documento: ocultar la barra de mensajes del documento cada vez que se abre un formulario PDF en Adobe Reader (a menos que la barra de mensajes tenga un botón para enviar el formulario, en cuyo caso no se podrá).
  • Mostrar vista previa del campo al crear o editar campos de formulario: muestra la apariencia de un campo de formulario al crear o editar formularios.

En la sección Color de resaltado podremos seleccionar el color de resaltado con el que se mostrarán los campos del formulario.

Mediante el cuadro de lista Completar automáticamente indicaremos si deseamos que se almacene lo que escribamos en los campos de los formularios para que dichos textos nos sean sugeridos al rellenar otros campos.

Del mismo modo, marcando la casilla Recordar datos numéricos se guardarán también los números que introduzcamos.

Insertar y eliminar componentes

En el panel derecho haremos clic en Formularios y después en Editar (el documento debe contener al menos una página).

La opción Crear abriría Adobe FormsCentral (instalado junto con Acrobat Pro), aplicación usada también para la creación de formularios (aunque más limitada en algunos aspectos) y que permite integrarlos con el servicio online del mismo nombre.

De mostrarse el siguiente mensaje preguntándonos si deseamos que Acrobat detecte automáticamente los campos de formularios, pulsaremos en No.

En el panel de la derecha se mostrarán las opciones de edición de formulario (también estarán accesibles desde la barra de herramientas).

Pulsando en Agregar nuevo campo se mostrarán los diferentes componentes que podemos insertar en el formulario:

También podemos seleccionarlos haciendo clic con el botón derecho en una parte vacía de la página y seleccionar el control deseado en el menú contextual.

Para insertarlo haremos clic con el botón izquierdo del ratón en el formulario (se mostrarán unas líneas guía que nos ayudarán a alinearlos).

Tras insertar un componente escribiremos un nombre para el mismo.

Haciendo clic y arrastrando en los cuadraditos azules podremos modificar sus dimensiones.

Si deseamos que el usuario deba introducir obligatoriamente un valor marcaremos la casilla Campo obligatorio.

Para eliminar un componente haremos clic en la herramienta de selección y tras hacer clic en el deseado pulsaremos la tecla Supr o haremos clic con el botón derecho sobre él y seleccionaremos la opción Eliminar en el menú contextual.

Información

Adobe ha cerrado su servicio FormsCentral a finales de julio del 2015, por lo que ya no se encuentra disponible.

Redimensionar componentes

Podemos redimensionar un componente haciendo clic y arrastrando en los cuadraditos que los rodean.

Para redimensionar varios a la vez, estando en modo de edición de formulario haremos clic en Tareas y seleccionaremos Editar campos, Definir campos al mismo tamaño para a continuación seleccionar entre las opciones alto, ancho o ambos.

Alinear varios componentes

Para alinear varios componentes podemos seleccionarlos a la vez (manteniendo pulsada la tecla Control mientras hacemos clic con el botón izquierdo en cada uno de ellos) para a continuación (estando en modo de edición de formulario) hacer clic en Tareas y seleccionar Editar campos, Alinear distribuir o centrar.

A continuación en el siguiente menú seleccionaremos la opción deseada.

Propiedades comunes de los componentes

Para acceder a las propiedades de un componente, tras insertarlo haremos clic en Todas las propiedades o bien haremos clic con el botón derecho sobre él y seleccionaremos la opción Propiedades… en el menú contextual: se abrirá el siguiente cuadro de diálogo.

Las pestañas General, Aspecto, Posición y Acciones contienen las propiedades comunes de todos los controles (menos en el caso del control Firma Digital que no dispone de la pestaña de Opciones).

En el campo Consejo de herramientas podremos escribir un pequeño texto de ayuda que se mostrará cuando situemos el cursor del ratón sobre el componente.

Las principales opciones comunes que es posible configurar son:

  • General: nombre del componente, mostrarlo u ocultarlo, marcarlo como de sólo lectura o indicar que deba obligatoriamente contener un valor.
  • Aspecto: colores de borde, relleno y texto, grosor y estilo del borde, tipo y tamaño de letra.
  • Posición: mover y modificar las dimensiones del componente.
  • Acciones: permite definir acciones que se realizarán automáticamente al producirse determinadas circunstancias.

    Así por ejemplo, podremos definir que cuando situemos el cursor sobre un componente se abra una URL en el navegador web.

Al marcar la opción Bloqueado (accesible desde todas las pestañas) impediremos que se pueda cambiar de posición un control.

Propiedades de los cuadros de texto

En el cuadro de propiedades de los cuadros de texto, desde la pestaña Opciones podremos definir un Valor predeterminado y configurar aspectos tales como la Alineación del contenido.

Otra opción interesante es la que nos permite indicar el Límite de caracteres máximo que se podrán escribir (se cuentan caracteres como los separadores de miles o decimales, etc).

Algunas casillas se mostrarán activadas o desactivadas dependiendo del valor seleccionado en el cuadro de lista Seleccionar categoría de formato de la pestaña Formato.

La opción Campo utilizado para selección de archivos sólo se activa cuando únicamente está marcada la casilla Desplazarse texto largo.

En el cuadro de lista Seleccionar categoría de formato de la pestaña Formato configuraremos el tipo de dato que se admitirá (texto y otros caracteres, sólo números, fechas, etc.).

Dependiendo de la opción seleccionada se mostrarán debajo otras opciones de configuración que nos permitirán configurar el formato deseado.

Si por ejemplo queremos que una entrada numérica contenga como máximo 4 dígitos en la parte entera y uno en la decimal, seleccionaremos ‘1’ en el cuadro de lista Decimales y en el campo Límite de la pestaña Opciones escribiremos ‘6’ (ya que se cuenta el separador decimal como carácter).

Si necesitamos limitar el rango de valores admitidos, marcando la opción El valor del campo se encuentra en el intervalo en la pestaña Validar podremos definir los valores mínimo y máximo admitidos.

Las opciones en la pestaña Cálculo permiten realizar operaciones matemáticas y mostrar el resultado.

  • El valor no se calcula: no se realizarán cálculos.
  • El valor es el/la: permite realizar el cálculo seleccionado en el cuadro de lista con los campos que seleccionemos, y muestra el resultado.
  • Anotación de campo simplificada: usa el lenguaje JavaScript con los nombres de campo y signos aritméticos sencillos.

    Por ejemplo, la siguiente expresión (sin punto y coma al final) en un cuadro de texto mostraría la suma de los valores de otros dos llamados ‘num1’ y ‘num2’:

    num1 + num2

  • Secuencia de comandos de cálculo personalizada: muestra las secuencias de comandos en JavaScript que hayamos agregado para los cálculos (en la imagen anterior puedes ver un ejemplo).

    Cuando hay varios cálculos en un formulario su orden de realización es el mismo en el que se han definido, pudiendo ser necesario cambiar dicho orden para obtener resultados correctos.

    Por ejemplo, si desea utilizar el resultado obtenido calculando dos campos de formulario para calcular el valor de un tercer campo, debe calcular en primer lugar los dos primeros campos de formulario para obtener el resultado final correcto.

Para definir el orden haremos clic en Tareas y seleccionaremos Otras tareas, Orden de cálculo de campos.

Se abrirá un cuadro de diálogo que mostrará los campos con los que se realizan cálculos y el orden de realización de los mismos, pudiendo cambiar su orden.

Propiedades de las casillas de verificación

En la pestaña Opciones del cuadro de diálogo con las propiedades de casillas de verificación podremos configurar el Estilo de la casilla de verificación.

En Valor de exportación podremos especificar un valor para representar el elemento si se exportan los datos (si se deja en blanco, se utilizará su nombre como valor).

Para que la casilla aparezca marcada al abrirse el formulario marcaremos La casilla de verificación está activada de forma predeterminada.

Propiedades de los botones radio

En la pestaña Opciones del cuadro de diálogo con las propiedades de los botones radio podremos configurar el Estilo del botón así como el texto de Opción del botón de radio.

Si deseamos que el botón seleccionado se muestre como marcado al abrirse el formulario marcaremos la casilla El botón está activado de forma predeterminada.

Propiedades de los cuadros de lista

Para agregar elementos a un cuadro de lista acudiremos a la pestaña Opciones, en la que escribiremos el nombre del Elemento y el Valor de exportación (el que se devolverá dependiendo de la opción seleccionada) para después pulsar en el botón Agregar.

Para quitar un elemento de la lista, tras seleccionarlo pulsaremos en el botón Eliminar.

Para cambiar la posición en la que se encuentran una opción utilizaremos los botones Arriba y Abajo después de seleccionarla, pudiendo también ordenarlos automáticamente marcando la casilla Ordenar elementos.

Si queremos dar la posibilidad de que se seleccionen varias opciones a la vez marcaremos la casilla Selección múltiple.

Marcando la casilla Aplicar inmediatamente el valor seleccionado quedará registrado inmediatamente el valor correspondiente al elemento seleccionado (de no estar activa esta opción el valor se guarda sólo cuando el componente pierde el foco).

En la pestaña Cambio de selección, marcando la opción Ejecutar esta secuencia de comandos y luego pulsando en Editar… podremos insertar un código en lenguaje JavaScript que se ejecutará cada vez que el usuario cambia la opción seleccionada en la lista.

Propiedades de los botones

En las propiedades de los botones disponemos de la pestaña Opciones, desde la que es posible configurar su Diseño así como seleccionar un Icono que se mostrará en el mismo.

Cambiando la opción seleccionada en el cuadro de lista Comportamiento podremos definir el aspecto que tendrá el botón en cada uno de sus diferentes estados (los configuraremos en la sección Icono y rótulo).

Dichos estados son:

  • Al activar: especifica los aspectos para los estados "No esté pulsado", "Esté pulsado" y "Al pasar sobre él" del ratón. Selecciona una opción en Estado y especifica una opción de rótulo o de icono:
  • Arriba: determina el aspecto del botón cuando no se hace clic en él.
  • Abajo: determina el aspecto del botón cuando se hace clic en él pero aún no se ha soltado el botón del ratón.
  • Al pasar sobre él: determina el aspecto del botón cuando se sitúa el puntero sobre el botón.
  • Contorno: resalta el borde del botón.
  • Invertir: invierte las sombras claras y oscuras del botón.

Propiedades de la firma digital

En la pestaña Firmado configuraremos lo que ocurrirá cuando el usuario aplique una firma digital al formulario:

  • No pasa nada cuando se firma
  • Esta secuencia de comandos se ejecuta cuando se firma el campo: permite ejecutar el código en lenguaje JavaScript que escribamos.
  • Marcar como de sólo lectura: impide que se hagan más cambios en el formulario en…

    • Todos los campos: no deja que se cambie ningún campo del formulario.
  • Todos los campos menos estos: permite introducir cambios sólo en los campos que seleccionemos.

    Para elegirlos haz clic en el botón Escoger y marca las casillas de verificación de los que desees dejar disponibles para que el usuario los edite tras la firma.

  • Sólo estos campos: impide realizar cambios sólo en los campos que elija.

Propiedades de menú

Para insertar y eliminar los elementos del menú haremos clic en la pestaña Opciones.

Como puedes ver en la imagen, las opciones disponibles son las mismas que en los cuadros de lista.

Las opciones de las pestañas Formato, Validar y Cálculo son las mismas que las descritas anteriormente en los cuadros de texto.

Previsualizar el formulario

Una vez insertados y configurados los componentes, para obtener una vista previa del formulario haremos clic en el botón de la barra de herramientas, y para salir de ella en .

Guardar un formulario

Para guardar un formulario primeramente debemos salir del modo de edición pulsando en el botón Cerrar edición de formulario en la parte superior derecha de la ventana, y luego iremos al menú Archivo, Guardar o haremos clic en el icono de la barra de herramientas.

En Acrobat XI Pro por defecto se grabará con la configuración necesaria para que cuando un usuario lo rellene utilizando Acrobat Reader pueda también guardar una copia cumplimentada del mismo.

También es posible guardarlo desde el menú Archivo, Guardar como otro…, PDF ampliado de Reader y seleccionando una de las siguientes opciones:

  • Activar adición de texto en PDF (que no son formularios en PDF)…: permite agregar texto en documentos y formularios PDF que no se pueden rellenar.
  • Activar comentarios y mediciones…: permite agregar comentarios y acceder a herramientas de medición.
  • Activar más herramientas (incluye rellenado y guardado de documentos)… (opción por defecto): permite a los usuarios guardar los datos que han escrito en formularios interactivos o rellenables.

Otra forma de crear un formulario

Otra forma de crear un formulario interactivo es a partir de un formulario plano (que no contiene componentes), creado por ejemplo con la herramienta de Agregar texto.

Una vez abierto el formulario plano, en el panel de herramientas haremos clic en Formularios y después en Editar.

A continuación se mostrará un mensaje preguntando si deseamos que Acrobat detecte los campos. Pulsaremos en .

Los recuadros que puedes ver en la imagen de ejemplo cuadros de texto que podremos configurar según nuestras necesidades.

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