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Curso de Acrobat Pro XI (5/7)

Herramientas PDF


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Crear archivos PDF

Podemos convertir a PDF desde otros formatos acudiendo al menú Archivo, Crear, PDF desde archivo… o bien pulsando en el botón Crear PDF de la barra de herramientas.

PDF crear

Como puedes observar, disponemos también de opciones para por ejemplo crear archivos pdf desde el portapapeles del sistema o bien utilizando un escáner.

También podemos crear archivos PDF desde otros programas que no soporten guardar en dicho formato utilizando una impresora virtual (un programa que simula ser una impresora y que nos permitirá guardar el contenido hacia un archivo).

Seleccionar impresora virtual

Para ello abriremos el cuadro de diálogo de impresión y tras seleccionar la impresora virtual pulsaremos en Aceptar.

En el anterior ejemplo hemos seleccionado Adobe PDF, que es una impresora virtual instalada por Acrobat.

Existen otras alternativas gratuitas como por ejemplo PDFCreator o CutePDF Writer.

Exportar un documento PDF a otros formatos

Para guardar un documento en pdf como otro tipo de archivo iremos al menú Archivo, Guardar como otro… y seleccionaremos el formato de salida deseado.

PDF  a otros formatos

Como puedes ver en la imagen son varios los formatos soportados, pudiendo convertir PDF a formato de Word, Excel, PowerPoint y HTML entre otros.

Enviar documento PDF por EMail

Para enviar un archivo pdf por correo electrónico iremos al menú Archivo, Enviar archivo... o haremos clic en el icono E-Mail de la barra de herramientas.

Enviar correo electrónico

Después seleccionaremos la opción Aplicación de correo electrónico predeterminada (si tenemos alguna instalada) o bien Utilizar correo web, mediante la cual indicaremos qué servicio de correo web deseamos utilizar.

Si por ejemplo decidimos utilizar GMail deberíamos introducir la dirección de E-Mail desde la que queremos enviar los archivos.

Seguidamente se abrirá GMail en una ventana en la que se nos pedirá que introduzcamos nuestros datos de acceso, y tras acceder se mostrará el siguiente mensaje preguntándonos si deseamos dar acceso a Adobe Acrobat para que acceda a la libreta de contactos: pulsaremos en el botón Conceder acceso.

Acceder a GMail

A continuación se abrirá GMail en una pestaña del navegador web con el archivo PDF ya adjuntado en un nuevo correo electrónico: introduciremos las direcciones de los destinatarios y el asunto antes de enviarlo.

Revisar la ortografía

Antes de utilizar esta herramienta debemos acceder al menú Edición, Preferencias y seleccionar la opción Ortografía en la parte izquierda del cuadro de diálogo que se mostrará.

Seleccionar diccionario

Comprueba que en el cuadro de lista Diccionarios esté activo el de español.

Si deseas que la comprobación se realice mientras escribes (quedando subrayadas las palabras incorrectas en el color que elijas) marca la casilla Revisar ortografía al escribir.

A continuación, para revisar la ortografía en el documento acudiremos al menú Edición, Revisar ortografía, En comentarios campos y texto editable o bien pulsaremos la tecla F7.

Sin embargo cabe comentar que se revisará sólo el texto de las notas y campos de formulario.

Adjuntar archivos al documento

Es posible adjuntar archivos en un documento pdf haciendo clic en el icono Adjuntar del panel de navegación y después en Adjuntar otro: se abrirá un cuadro de diálogo en el que seleccionaremos el deseado.

Archivos adjuntos

Haciendo doble clic sobre uno de ellos se abrirá en el programa asociado a su tipo de archivo.

Para eliminar un adjunto haz clic sobre él y selecciona Eliminar archivo adjunto o bien haz clic en el icono Eliminar adjunto.

También podemos adjuntarlos desde el panel de herramientas seleccionando Edición del contenido y a continuación la opción Adjuntar un archivo.

Comparar documentos

Si necesitamos saber qué cambios han habido entre dos versiones de un documento, en el panel de herramientas haremos clic en la opción Proceso de documentos y seleccionaremos la opción Comparar documentos.

Archivos adjuntos

Si no te aparece Proceso de documentos en dicho panel, para mostrarla haz clic en el icono y selecciónala en el menú.

También puedes acceder a esta herramienta desde el menú Ver, Comparar documentos….

Se abrirá un cuadro de diálogo en el que deberemos seleccionar las versiones antigua y reciente, así como el tipo de documento e indicar si queremos comprobar sólo las modificaciones en el texto para finalmente pulsar en el botón Aceptar.

acrobat/comprobar-cambios.jpg

A continuación se abrirá una nueva ventana mostrando los cambios detectados en ambos documentos.

Extraer las imágenes de un PDF

En el panel de herramientas haremos clic en la opción Proceso de documentos y seleccionaremos la opción Exportar todas las imágenes: se abrirá un cuadro de diálogo en el que seleccionaremos en qué carpetas han de guardarse y pulsaremos en el botón Guardar.

Si no te aparece Proceso de documentos en dicho panel, para mostrarla haz clic en el icono y selecciónala en el menú.

Combinar archivos PDF

Otra de las funcionalidades que ofrece Adobe Acrobat es la de combinar varios archivos pdf en uno sólo.

Para ello iremos al menú Archivo, Crear, Combinar archivos en un solo PDF…. o haremos clic en .

A continuación haremos clic en el botón y seleccionaremos nuevamente la opciones Agregar archivos o bien .

Finalmente, pulsaremos en el botón Combinar archivos.

Dividir un documento

En el panel de herramientas haremos clic en la opción Páginas y seleccionaremos .

En el siguiente cuadro de diálogo podremos entre otras opciones indicar el número máximo de páginas que tendrán los archivos obtenidos, o bien definir el tamaño máximo que podrán tener.

Al terminar el proceso el archivo PDF original se mantendrá intacto, creándose a partir de él y en su misma carpeta otros archivos con su contenido dividido según nuestras indicaciones.

Extraer páginas y dividir el documento

Si lo que necesitamos es extraer páginas de un archivo pdf, en el panel de navegación Miniaturas de página haremos clic en y seleccionaremos Extraer páginas….

A continuación, en el siguiente cuadro de diálogo seleccionaremos las deseadas y pulsaremos en Aceptar.

Si marcamos la casilla Eliminar páginas tras extracción quedarían eliminadas del documento y se abriría otro en una nueva ventana de Adobe Acrobat con las que hayamos seleccionado.

Marcando la casilla Extraer páginas como archivos independientes se crearía un archivo pdf por cada una de las páginas indicadas.

Recortar contenido

La herramienta Recorte nos será de utilidad cuando deseemos conservar sólo una parte de la(s) página(s) (la recortada) eliminando el resto de la(s) misma(s).

Para utilizarla, en el panel de herramientas haremos clic en Páginas y después en para a continuación hacer pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre la página y arrastrar hasta seleccionar la parte que deseamos recortar.

A continuación, tras hacer doble clic sobre dicho recuadro se abrirá un cuadro de diálogo desde el que entre otras opciones podremos redimensionarlo, seleccionar a qué páginas aplicar el recorte, etc.

Rotar páginas

En el panel de herramientas haremos clic en Páginas y después en .

Rotas las páginas

Después seleccionaremos la Dirección y definiremos el Rango de páginas que deseamos rotar, para finalmente pulsar en Aceptar.

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