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Curso de Acrobat Pro XI (6/7)

Seguridad en documentos PDF


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Proteger el documento

Accediendo al menú Archivo, Propiedades haremos clic en la pestaña Seguridad del cuadro de diálogo que se abrirá.

Proteger documento

En la sección Resumen de restricciones del documento veremos la configuración actual de seguridad actual del mismo (si otros usuarios pueden modificarlo o imprimirlo, copiar su contenido al portapapeles del sistema, firmarlo, etc.).

Para modificar la configuración haremos clic en la pestaña Seguridad y después seleccionaremos la opción Seguridad mediante contraseña en el cuadro de lista Sistema de seguridad:

Para proteger el documento con contraseña marcaremos la casilla Solicitar una contraseña para abrir el documento y después escribiremos la deseada en el recuadro de debajo (observa la barra de progresión a su lado que nos indica su nivel de seguridad).

Un poco más abajo disponemos también de la casilla Restringir la edición e impresión del documento, que al marcarla nos permitirá acceder a otras opciones:

Cambiar los permisos

Para evitar que el documento se pueda imprimir seleccionaremos la opción Ninguna en el cuadro de lista Impresión permitida y para evitar que se pueda modificar seleccionaremos también Ninguno en Cambios permitidos.

Por otro lado, si deseamos que se puedan copiar los contenidos del documento marcaremos la casilla Activar copiar texto, imágenes y otros contenidos.

En caso de establecer alguna de dichas protecciones deberemos introducir además una contraseña en Cambiar contraseña de permisos.

En la sección Opciones podremos configurar otros aspectos relacionados con la compatibilidad y codificación del archivo:

Normativa de seguridad

Para posteriormente modificar o eliminar las restricciones de un documento protegido las desactivaremos desde este mismo cuadro de diálogo (se nos solicitarán las contraseñas introducidas).

Protección al guardar un documento

Para no tener que establecer de una en una las opciones de seguridad descritas en el punto anterior para cada documento podemos crear una normativa de seguridad.

Para ello, en el panel de herramientas haremos clic en Protección y después seleccionaremos Codificar, Administrar normativas de seguridad.

Protección

En el siguiente cuadro de diálogo pulsaremos en Nuevo.

Administrar normativas

Se abrirá otro cuadro en el que seleccionaremos Mediante contraseñas y pulsaremos en el botón Siguiente.

El siguiente paso será escribir un nombre y descripción para la nueva normativa y pulsar nuevamente en Siguiente.

Se abrirá entonces el cuadro de diálogo desde el que hemos realizado las configuraciones en el punto anterior, y estableceremos las opciones de seguridad deseadas.

Para posteriormente aplicar la normativa de seguridad a un documento, en el panel de herramientas iremos a Protección y haremos clic en Codificar para luego seleccionar la que hemos creado.

Si en otro momento deseamos eliminarla seleccionaremos Quitar seguridad.

Insertar una marca de agua digital

Una marca de agua es un texto o imagen utilizado principalmente para dejar constancia de la autoría de un documento protegiéndola contra usos ilícitos.

Para crearla, en el panel de herramientas haremos clic en Páginas, Marca de agua y después en el menú seleccionaremos Agregar marca de agua…:

Marca de agua

Seguidamente seleccionaremos las opciones Texto (introduciremos el deseado en el recuadro a su derecha y los configuraremos con el formato deseado) o Imagen (seleccionaremos la que deseemos usar pulsando en el botón Examinar…)

A continuación configuraremos las otras opciones disponibles (en la previsualización de la parte derecha podremos ver el resultado de los cambios) y cuando hayamos finalizado pulsaremos en Aceptar.

Ten en cuenta que si insertas nuevas páginas deberás volver a aplicarla desde Páginas, Marca de agua y seleccionando Actualizar….

Firmar un documento

En la parte derecha de la ventana pulsaremos en Firmar y luego haremos clic en la opción Colocar firma en Tengo que firmar.

Firma digital

En el cuadro de diálogo que se abrirá seleccionaremos el método a utilizar para crear la firma.

Tipo de firma

La opción más segura y que proporcionaría más confianza sería Utilizar un certificado digital (y usando uno obtenido a través entidad oficial que avale que somos quienes decimos ser).

Una vez hayamos definido una firma será utilizada por defecto cuando deseemos insertar otra.

Colocar firma

Haciendo clic en la flechita a la derecha de Colocar firma se mostrará un menú desde el que podremos tanto modificarla la actual como eliminar.

Seleccionando la opción Utilizar una imagen podremos seleccionar una imagen en nuestro ordenador para utilizarla como firma.

Seleccionando Escribir mi firma se mostrará el siguiente cuadro de diálogo en el que escribiremos el texto que deseemos usar.

Escribir mi firma

Pulsando después en Cambiar el estilo de la firma elegiremos el estilo deseado ayudados por la previsualización de la misma.

Seleccionando la opción Dibujar mi firma tendremos la posibilidad de dibujarla en el recuadro de abajo manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón mientras arrastramos.

Dibujar mi firma

Tras haber seleccionado uno de estos tipos de firma haremos clic en la parte del documento en la que deseemos insertarla.

Si hemos seleccionado la opción Utilizar un certificado haremos clic en Arrastrar nuevo rectángulo de firma… y después en el documento con el botón izquierdo del ratón para luego arrastrar hasta crear un rectángulo.

Rectángulo de firma

A continuación seleccionaremos nuestro certificado en el cuadro de lista Firmar como, e introduciremos la contraseña.

ID Digital

Para modificar su apariencia selecciona la opción Crear aspecto nuevo… en el cuadro de lista Aspecto.

Si marcamos la opción Bloquear documento tras firmar impediremos que vuelva a ser firmado (en caso de que deba ser firmado por varias personas debería ser sólo la última de ellas quien la activase).

Al pulsar en Firmar se abrirá un cuadro de diálogo desde el que guardaremos una copia del documento actual ya firmado.

En la sección Trabajar con certificados hay disponibles otras opciones para agregar y gestionar certificados digitales.

Un poco más adelante explicamos cómo obtener un certificado digital con firma personal.

Al guardar un documento firmado se creará otro archivo con el mismo nombre seguido de ‘-signed’ (para distinguirlo del original sin firmar y no sobreescribirlo).

Un documento guardado con certificado digital no se puede modificar.

Para eliminar una firma, en el panel de herramientas haremos clic en Edición del contenido y luego en Editar texto e imágenes para después hacer clic con el botón derecho en el borde del recuadro de la firma y seleccionar Eliminar en el menú contextual.

Sin embargo, sólo puede quitar una firma la persona que la ha insertado y tenga instalado el certificado digital instalado.

Abrir documentos firmado en Acrobat

Si abrimos con Adobe Acrobat Pro o Reader un documento creado que contiene un certificado digital se mostrará un error si no lo tenemos instalado.

Error en certificado

Si el certificado se encuentra instalado correctamente se mostrará también un mensaje informando de ello.

Documento firmado

Enviar documento firmado a través de Adobe EchoSign

Para comenzar, en la ventana principal del programa haremos clic en Firmar y luego en Enviar documento firmado.

Firma digital

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, en el que si deseamos enviar o entregar nosotros mismos el documento pulsaremos en el botón De momento, no.

Enviar firmado

Por otro lado, pulsando en Cargar subiremos el documento al servicio Adobe EchoSign (se trata de un servicio de pago por suscripción aunque podemos disponer de una cuenta gratuita limitada a 5 documentos por mes) a la que podemos acceder con nuestro ID de Adobe.

Se cargará la siguiente página en nuestro navegador web, en la que si no habíamos iniciado sesión en EchoSign deberemos introducir nuestra cuenta de correo electrónico (la usada como ID de Adobe en nuestro caso) así como el del destinatario (o bien su número de fax).

Enviar con EchoSign

Escribiremos también el asunto del mensaje o nombre del documento y el texto del mensaje.

Tras marcar la casilla para aceptar las condiciones de uso y la política de privacidad y pulsaremos en el botón Enviar.

En este punto, si no habíamos iniciado sesión en EchoSign deberemos hacerlo ahora introduciendo nuestro ID de Adobe y la contraseña: volveremos a esta misma pantalla (no mostrándose nuestro correo electrónico) y nuevamente pulsaremos en Enviar.

Los documentos enviados quedarán registrados en la sección Archivado de nuestra cuenta de Adobe EchoSign:

EchoSign

Solicitar la firma de otros

Si hemos firmado un documento PDF que requiere también de la firma de otras personas podemos enviárselo por correo electrónico para que lo completen con la suya.

Firma digital

También podemos utilizar para ello el servicio EchoSign de Adobe: en el panel de herramientas Firmar haremos clic en Obtener la firma de otros y pulsaremos en Enviar para firmar.

Una vez se haya subido haz clic en el enlace Vaya a Adobe EchoSign para continuar que se mostrará en un recuadro.

Se abrirá la siguiente página en nuestro navegador web en la que introduciremos las direcciones de los destinatarios y seleccionaremos las opciones deseadas (en nuestro ejemplo dejaremos marcada la opción de Firma electrónica) para después pulsar en Enviar:

Generar firma

En nuestra cuenta de EchoSign quedará registrado en la sección Enviado para firmar:

Enviar para firmar

Obtener un certificado digital con firma personal

Los certificados digitales son utilizados para verificar la autenticidad de un documento (que proviene de quien realmente suponemos) y además que no haya sido modificado tras haberse enviado.

A continuación veremos cómo obtener desde Acrobat Pro un certificado o ID digital con firma personal que pueda ser utilizado en asuntos de menor importancia, ya que por ejemplo en transacciones comerciales y gestiones con la Administración es más fiable obtener un certificado digital a través de una entidad oficial como por ejemplo la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

En el cuadro de diálogo que se muestra tras seleccionar la opción Colocar firma haremos clic en Utilizar un certificado y pulsaremos en Siguiente.

Después pulsaremos en Arrastrar nuevo rectángulo de firma… para luego hacer clic en el documento con el botón izquierdo y arrastrar hasta crear un rectángulo no muy grande.

Rectángulo de firma

A continuación, si dispones ya de algún tipo de certificado digital (archivo, DNI electrónico, etc.) marcarías la opción Mi ID digital existente de y selecciónalo.

Para nuestro ejemplo crearemos uno marcando la opción Un ID digital nuevo que deseo crear ahora para luego hacer clic en el botón Siguiente.

Seleccionaremos Nuevo archivo de ID digitales PKCS#12 y pulsaremos en Siguiente.

En este punto introduciremos los datos solicitados y haremos clic en Siguiente.

Datos del certificado

Por último indicaremos dónde queremos guardar el archivo con el certificado y escribiremos una contraseña asociada al mismo (que deberemos introducir cuando lo utilicemos) para luegar pulsar en Finalizar.

Puedes gestionar los certificados obtenidos desde el menú Edición, Preferencias y seleccionando Firmas en la parte izquierda del cuadro de diálogo que se abrirá.

Agregar otros archivos de certificado a Acrobat

Para agregarlo iremos al menú Edición, Preferencias y después pulsaremos en el botón Más… que se mostrará en la sección Identidades y certificados de confianza del cuadro de diálogo que se abrirá.

Error de certificado

Se abrirá otra ventana en la que haremos clic en el icono : se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en el que seleccionaremos la opción Mi ID digital existente de y Un archivo y pulsaremos en Siguiente.

En la siguiente ventana pulsaremos en Examinar… para seleccionar el archivo con el certificado e introduciremos la contraseña para después pulsar en Siguiente.

Archivo de certificado

A continuación se mostrará otra ventana mostrando sus datos, en la que pulsaremos en Finalizar para agregarlo a Acrobat.

Eliminar información oculta

Cuando vamos a distribuir un documento pdf es posible que deseemos eliminar determinada información: archivos adjuntos, comentarios, marcadores, metadatos (información sobre el título, autor, etc.).

Para eliminar dicha información, en el panel de herramientas haremos clic en Protección y seleccionaremos Quitar información oculta.

Información oculta

Tras comprobarse el documento se mostrará información sobre qué elementos serán eliminados, pudiendo deseleccionar los que deseemos mantener.

Quitar información

Para confirmar la eliminación pulsaremos en el botón Quitar, aplicándose definitivamente los cambios cuando guardemos el archivo.

También podemos utilizar la opción Esterilizar documento, aunque no tendremos la posibilidad de seleccionar qué elementos conservar.

Esterilizar un documento

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