Podemos acceder a nuestra cuenta de E-mail desde determinadas páginas WEB y desde ellas gestionarlo normalmente.
Pero también existen programas denominados clientes de correo como el conocido Outlook Express, incluido en Windows, que nos permiten gestionar el mismo.
Una peculiaridad de estos programas es que cuando nos conectamos al servidor (a través del protocolo POP3) los mensajes recibidos se mueven a una carpeta del ordenador en el que estemos (y se borrarán del servidor si no hemos tenido en cuenta configurarlo para que no se comporte de dicho modo), por lo tanto si en otro momento queremos revisar un E-mail desde otro ordenador no nos será posible).
Otro inconveniente de este tipo de programas es que si solemos mirar el correo desde varios ordenadores deberemos configurar el programa en todos ellos.
A continuación veremos cómo realizar algunas de las opciones más comunes.
Este es el aspecto de la ventana principal de Outlook Express:
Como vemos, está divida en tres áreas principales: en la parte inferior izquierda podemos navegar entre la Bandeja de entrada (en la que se guardarán los mensajes recibidos), la Bandeja de salida (en la que estarán los mensajes pendientes de enviar), etc.
En Elementos enviados quedará una copia de que todos los correos electrónicos que enviemos.
Si deseamos terminar de redactar un E-Mail en otro momento para enviarlo posteriormente, cerraremos la ventana de dicho mensaje y en el cuadro de diálogo que se nos mostrará con la pregunta ¿Desea guardar los cambios para este mensaje? haremos clic en Sí: quedará guardado en Borradores.
En la parte inferior izquierda podemos ver nuestros contactos.
Como hemos dicho, antes de poder usar Outlook Express con nuestra cuenta hemos de configurar los parámetros de conexión con nuestro servidor de correo (en nuestro caso usaremos como ejemplo una cuenta del servicio de correo electrónico de GMail).
Para agregar la cuenta a Outlook iremos al menú Herramientas, Cuentas, con lo que se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Pulsaremos en el botón Agregar y seleccionaremos Correo.
A continuación se abrirán otros dos cuadros de diálogo: uno en el que introduciremos el nombre de la misma, y otro en el que indicaremos nuestra dirección de correo electrónico.
Después introduciremos los datos necesarios para la configuración con nuestro servidor de correo POP3:
En Servidor de correo entrante introduciremos:
pop.gmail.com
En Servidor de correo saliente introduciremos:
smtp.gmail.com
A continuación introduciremos el Nombre y la Contraseña de nuestra cuenta:
Si desactivamos la casilla Recordar contraseña se nos preguntará nuestra clave para acceder al correo cada vez que accedamos a él.
Si la marcamos e introducimos la misma en Contraseña, no será necesario (pero cualquier persona que use el programa también entraría directamente).
Después, en el cuadro de diálogo Cuentas de Internet mostrado anteriormente, haremos clic en Propiedades y luego en la pestaña Servidores: activaremos la casilla Mi servidor requiere autenticación, y tras hacer clic en el botón Configuración comprobemos que está activada la opción Usar misma configuración que el servidor de correo entrante:
Seguidamente haremos clic dos veces en Aceptar.
A continuación, en la pestaña Opciones avanzadas marcamos las dos casillas El servidor requiere una conexión segura (SSL), cambiamos el número de puerto de Correo Saliente (SMTP) a 465 y comprobamos que Correo entrante (POP3) tiene como valor 995:
También marcaremos la casilla Mantener una copia de los mensajes en el servidor: si no lo hacemos, cada vez que accedamos a nuestra cuenta de correo desde Outlook Express los nuevos mensajes encontrados se guardarán en nuestro ordenador, borrándose del servidor, y por lo tanto si necesitamos acceder en otro momento desde la web, no existirá.
Una última y recomendada configuración es ir al menú Ver, Diseño y desmarcar la casilla Mostrar panel de vista previa: esto lo haremos es con el fin de evitar que nuestro ordenador sea infectado por algunos virus transmitidos por correo electrónico, y que aprovechan dicha capacidad de Outlook Express para mostrar una vista previa de un mensaje con sólo hacer clic sobre él.
Para configurar una cuenta de Outlook.com (anteriormente (Hotmail), en la primera ventana de creación de una nueva cuenta de correo seleccionamos POP3 en el cuadro de lista Mi servidor de correo entrante es.
Después, debajo en Servidor de correo entrante (POP3, IMAP o HTTP) escribimos pop3.live.com y en Servidor de correo saliente (SMTP) escribimos imap.live.com.
En la pestaña Opciones avanzadas comentada en el punto anterior, NO modificaremos el puerto de Correo saliente (SMTP), dejaremos el que está por defecto (25).
Es posible que algunos antivirus para poder comprobar si hay virus en nuestro correo entrante, requieran que en la pestaña Opciones avanzadas comentada en el punto anterior, desactivemos la casilla El servidor requiere una conexión segura (SSL).
Siguiendo con el procedimiento anteriormente descrito podemos configurar varias cuentas de correo para usar con Outlook Express.
Normalmente los mensajes de todas las cuentas llegarán a la Bandeja de entrada, cosa no muy recomendable en caso de recibir muchos correos.
Para evitarlo podemos crear otras carpetas haciendo clic con el botón derecho sobre Bandeja de entrada (en la ventana principal del programa), y seleccionando luego en el menú contextual que se desplegará la opción Nueva carpeta.
Después en el siguiente cuadro de diálogo daremos un nombre a la carpeta (teniendo seleccionada la Bandeja de entrada en la parte inferior del mismo), y haremos clic en el botón Aceptar:
Después hemos de definir un filtro para que los correos provenientes de cada cuenta de correo se guarden en la carpeta que le corresponde, para lo que iremos al menú Herramientas, Reglas de mensaje, Correo:
En Seleccione las condiciones para la regla marcaremos la casilla El mensaje es de la cuenta especificada, y en Seleccione las acciones para la regla marcamos Moverlo a la carpeta especificada.
Después, en Descripción de la regla hacemos clic en especificada junto a El mensaje es de la cuenta (y seleccionamos la cuenta), y también junto a Moverlo a la carpeta (para seleccionar la carpeta).
Como puede ver en la imagen, dispone de varias condiciones para crear reglas según sus necesidades.
Una vez realizados todos estos pasos, ya tendremos nuestra bandeja de entrada mejor organizada:
Podemos configurar diversos aspectos de Outlook Express desde el menú Herramientas, Opciones:
Por defecto se comprueban los nuevos correos cada 30 minutos, en nuestro caso lo definimos a 10 minutos en la pestaña General.
En la pestaña Seguridad es recomendable comprobar que están marcadas las casillas que vemos en la imagen:
Revisa el resto de opciones disponibles para comprobar si desea configurarlas.
En la barra de herramientas haremos clic en el icono Enviar y recibir para que Outlook Express se conecta a nuestro servidor de correo.
Una vez realizada la conexión, si hemos recibido mensajes nuevos se bajarán a nuestro ordenador: en la parte izquierda junto a Bandeja de entrada veremos un número entre paréntesis indicando los mensajes nuevos no leídos:
En la parte derecha se muestran en negrita los mensajes que no hemos leído y en la parte inferior podemos ver una previsualización de los mismos.
Haciendo doble clic sobre un mensaje se abrirá otra ventana desde la que podremos leerlo (una vez leído ya no se mostrará en negrita desde la Bandeja de entrada) y luego responder o eliminarlo.
Podemos imprimir el mensaje accediendo al menú Archivo, Imprimir.
Para acceder a la Libreta de direcciones, en la que podemos almacenar los datos personales de nuestros contactos (dirección, teléfonos, E-Mail) iremos a Herramientas, Libreta de direcciones:
Para agregar un contacto iremos al menú Archivo, Nuevo contacto.
También podemos crear grupos de contactos con varios contactos desde Archivo, Nuevo grupo.
En el menú Archivo tenemos también las opciones Importar y Exportar, para importar los contactos desde un fichero que tengamos, o exportarlos para tener una copia de seguridad (es recomendable realizarla cada cierto tiempo).
En la barra de herramientas haremos clic en el icono Crear correo y veremos cómo se abre una nueva ventana.
En el cuadro de texto a la derecha de 
introduciremos la dirección de correo del destinatario (o varias direcciones separadas con punto y coma). Si hacemos clic sobre podremos seleccionar los contactos de la Libreta de direcciones.
En Asunto introduciremos una breve descripción de lo que trata el mensaje.
Otra forma de enviar una copia a otros destinatarios es introduciendo sus direcciones en CC (Con Copia), separadas con punto y coma en caso de ser varias. Cada receptor del mensaje podrá ver a qué otras direcciones de correo se ha enviado.
También podemos usar la opción CCO, que es igual a CC, con la diferencia de que cada receptor del mensaje no podrá ver a qué otras direcciones de correo ha sido enviado.
Si no vemos la opción CCO (Con Copia Oculta) debajo de CC, vayamos al menú Ver, Todos los encabezados.
En la parte inferior de la ventan escribiremos el cuerpo del mensaje, pudiendo usar la barra de herramientas Formato para definir tipo y tamaño de letra, negrita, subrayado, alineación del texto, etc.
Para enviar el E-Mail haremos clic en el botón 
.
Si queremos además enviar un archivo adjunto con el E-Mail iremos al menú Insertar y seleccionaremos Archivo Adjunto. Podremos ver los archivos adjuntados en el cuadro Adjuntar, bajo Asunto.
Para eliminar alguno de los adjuntados basta con seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
Otra cosa que podemos, útil si no disponemos de tarifa plana, es redactar todos los E-mails que vayamos a enviar y después enviarlos todos juntos.
Para ello haremos clic en el icono 
de la barra de herramientas y seleccionaremos Enviar todo:
Si Outlook Express es usado por varias personas (cada una ellas con su cuenta de correo) deberemos crear una Identidad para cada una de ellas: iremos al menú Archivo, Identidades, Administrar identidades:
Vemos que existe una Identidad principal (con la que en nuestro caso hemos configurado la anterior cuenta de correo). Podemos cambiar el nombre haciendo clic en Propiedades y modificándolo. También marcaremos la casilla Requerir contraseña y después haremos clic en Cambiar contraseña para definir una. Cuando terminemos, haremos clic en Aceptar:
Después, nuevamente en el cuadro de diálogo Administrar identidades haremos clic en Nuevo:
Escribiremos el nombre de la otra persona que usará Outlook Express, marcamos la casilla Requerir contraseña y hacemos clic en Cambiar contraseña para definirla. A continuación haremos clic en Aceptar:
Se nos mostrará un cuadro de diálogo preguntándonos si deseamos cambiar al usuario creado, en la que seleccionaremos Sí, nos aparecerá la siguiente ventana para configurar una cuenta de correo en la que daremos un nombre:
El resto de los pasos se describen anteriormente en la sección Configurar cuenta de E-Mail con Outlook Express.
Para cambiar entre las identidades existentes, iremos al menú Archivo, Cambiar identidad.
Una vez hayamos terminado de gestionar el correo iremos al menú Archivo, Cambiar identidad haremos clic en Identidades y luego en el desplegable Cerrar sesión, o bien seleccionaremos otro usuario.