Los formularios son muy útiles a la hora de introducir datos, ya que aparte de la comodidad que ofrecen, con su uso se pueden evitar los posibles errores que podrían ocurrir usando la vista Hoja de Datos.
Es posible usarlos tanto con tablas como con consultas.
En el menú de la parte izquierda seleccionamos Formulario y en la parte derecha Crear un formulario usando el asistente. Se abrirá una ventana como la de la derecha.
En él seleccionaremos los campos de las distintas tablas que queremos que se muestren en el formulario y pincharemos en Siguiente.
En las siguientes ventanas Access nos preguntará sobre el modo en qué deberán estar distribuidos los campos, se nos dará a elegir entre unos estilos prediseñados y se nos pedirá un nombre para el formulario.
Aquí podemos ver cómo pueden quedar según diferentes configuraciones:
Para movernos por los registros del formulario, en la parte inferior izquierda del mismo veremos:
Esto nos muestra información sobre la tabla o consulta que estemos usando a través del formulario: el total de registros es de 12 y estamos situados en el primero de ellos (según el ejemplo).
Los botones tienen la siguiente utilidad:
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Insertar un nuevo registro. |
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Nos lleva al registro anterior. |
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Nos lleva al primer registro. |
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Nos lleva al siguiente registro. |
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Nos lleva al último registro. |
Para buscar y reemplazar un dato dentro del formulario iremos al menú Edición, Buscar. En la ventana que nos aparece seleccionaremos las opciones deseadas.
Para modificar un registro tan sólo hemos de situarnos en él y después de editarlo pasar al siguiente registro.
Si después de haber modificado un registro deseamos restaurar los valores que contenía antes podremos hacerlo desde el menú Edición, Deshacer registro guardado.
Para eliminar un registro nos situaremos sobre el e iremos al menú Edición, Eliminar registro o bien haciendo clic en el icono 
de la barra de herramientas.
Después borrar un registro no podremos recuperarlo.
Podemos crear formularios de más personalizados seleccionando la opción Crear formulario en Vista Diseño.
Veremos una malla que representa el área del formulario. Podemos ampliar y reducir dicha área situando el cursor del ratón en sus bordes para posteriormente pinchar y arrastrar hasta dimensionarlo del modo deseado:
Haciendo clic con el botón derecho podremos ver y modificar sus algunas características generales: como establecer colores, mostrar reglas y cuadrículas que nos ayudan a la hora de componerlo, establecer un encabezado y pie.
Si hacemos clic en Propiedades podremos configurar además otras características del mismo.
También veremos en la Vista Diseño, el siguiente cuadro de herramientas desde el que introduciremos los elementos necesarios en el formulario:
Para seleccionar entre los diferentes controles hemos de activar el icono 
.
Si al insertar una herramienta tenemos activo 
se nos abrirá directamente un asistente que nos ayudará a configurar sus propiedades.
