Los esquemas posibilitan el que la información se muestre de forma resumida, dando opción de ampliarla para que se muestre con mayor detalle.
Antes de crear un esquema, los datos habrán de estar organizados de forma jerárquica, en categorías y subcategorías:
Para que se pueda crear correctamente el esquema en los siguientes pasos, los totales deben ser devueltos por fórmulas o funciones, así pues es conveniente comprobar que estén bien definidas.
Situaremos el cursor en alguna celda dentro del rango que se quiere esquematizar y vamos al menú Datos, Agrupar y esquema, Esquema automático.
Dependiendo de las fórmulas definidas en el rango, se crea un esquema horizontal, vertical o ambos.
Si en el rango no hay fórmulas no se podrá crear de forma automática.
Haciendo clic sobre los iconos 
y 
expandiremos y contraeremos el esquema.
Al crear un esquema vertical las filas resumen deben estar situadas debajo o encima de los datos (no mezcladas con ellos).
Al crear un esquema horizontal, las columnas han de estar colocadas a derecha o izquierda.
Posteriormente iremos al menú Datos, Agrupar y esquema, Agrupar y en la ventana que nos aparece indicamos que deseamos agrupar por filas o columnas.
Por ejemplo, para crear de forma manual el anterior esquema, seleccionamos las dos filas de los vendedores del 'Depto. de Informática' y vamos al menú Datos, Agrupar y Esquema, Agrupar: en la ventana que nos aparece seleccionamos que deseamos agrupar por Filas.
Los mismos pasos se realizarán seleccionando los vendedores de los otros departamentos.
En caso de que agreguemos filas o columnas a un esquema y veamos que no se actualiza, repetiremos los pasos para crearlo en cada caso.
Iremos al menú Datos, Agrupar y esquema, Eliminar.
Si creamos un gráfico a partir del esquema, al contraer o expandir los niveles del mismo se irá modificando también el gráfico.
